Organisointi – roolit, vastuut ja yhteistyö tiedonhallinnan ytimessä

Edellisessä osassa perehdyimme teknologiaan ja työkaluihin, joilla data muunnetaan hyödylliseksi tiedoksi. Nyt siirrymme tarkastelemaan pöydän kolmatta jalkaa: organisointia.

Organisointi kuvaa millaisilla rakenteilla, rooleilla, hallintamalleilla ja yhteistyön muodoilla datatyö saadaan sujumaan tavoitteellisesti koko organisaatiossa. Kyse on käytännössä siitä, miten organisaatio johtaa ja hallitsee dataansa.

Tietojohtaminen tarvitsee selkeät roolit, vastuut ja prosessit, sillä ilman niitä data ei pysy laadukkaana, ajantasaisena eikä turvallisena.

 

Roolit ja vastuut selkeiksi

Onnistunut tietojohtaminen edellyttää, että datan hallintaan liittyvät roolit ja vastuut on määritelty selkeästi. Organisaation tulee tietää, kuka omistaa ja vastaa mistäkin tiedosta sekä kenelle kuuluu päätöksenteko dataa koskevissa kysymyksissä.

On hyvä myös harkita, mitä tiedonhallinnan tehtäviä ulkoistetaan ja mitä tehdään itse. Tietyt tekniset toteutustyöt voi hyvin ostaa kumppaneilta, mutta datan ydinasioita, kuten omistajuutta, ei kannata ulkoistaa. Data on keskeinen strateginen resurssi, joten sen hallinta on pidettävä omissa käsissä. Ulkoiset asiantuntijat voivat tukea, mutta he eivät voi korvata selkeitä sisäisiä omistajia.

Jotta vastuut eivät jää teoreettisiksi, ne on konkretisoitava käytännön tehtäviksi ja nimetyiksi rooleiksi. Tyypillisiä rooleja ovat esimerkiksi:

• Chief Data Officer (CDO): Usein on nimetty datajohtaja vastaamaan datan strategisesta johtamisesta. CDO varmistaa, että datan hyödyntämiselle on selkeä suunta ja että datahankkeet tukevat liiketoiminnan tavoitteita.
• Data Owner (tiedon omistaja): Data Owner on liiketoiminnan edustaja, joka omistaa tietyt tiedot tai data-alueet. Hänen vastuullaan on huolehtia, että kyseistä tietoa hallitaan hyvin ja että sen laatu, määritelmät ja käyttö ovat tarkoituksenmukaisia. Tämä on aina liiketoiminnan rooli, ei IT:n, koska liiketoiminta tuntee datansa merkityksen ja tarkoituksen parhaiten. Useimmiten ylemmän tason henkilö, esim. myyntijohtaja voi olla asiakasdatan Data Owner.
• Data Steward (tietovastaava): Tietovastaava toimii usein tiedon omistajan ”oikeana kätenä” ja vastaa käytännön hallinnoinnista ja laadunvarmistuksesta. Tietovastaava on tavallisesti data- tai IT-asiantuntija, joka tuntee tietojärjestelmät ja datan rakenteet. Hänen tehtävänään on varmistaa, että tiedon omistajan määrittelemät vaatimukset toteutuvat teknisessä ympäristössä: tiedot ovat yhtenäisiä, ajantasaisia ja tallennettu oikeaoppisesti.
• Tiedontuottaja: Jokainen organisaation työntekijä, joka syöttää, muokkaa tai kerää tietoa operatiivisiin järjestelmiin, on eräänlainen ”tiedontuottaja”. Roolia ei nimetä aina erikseen, mutta sen merkitys on kuitenkin tärkeä datan laadun kannalta. Jokaisen tiedon syöttäjän vastuulla on tuottaa laadukasta tietoa. Esimerkiksi asiakastietoja kirjaavan myyjän panos vaikuttaa suoraan tiedon luotettavuuteen.

Edellä mainittujen lisäksi voi olla myös muita rooleja, kuten data-arkkitehteja, kehittäjiä, raportoinnin vastuuhenkilöitä tai tietoturvasta vastaavia. Organisaation koko ja tarpeet määrittävät, kuinka monipuolinen roolitus tarvitaan.

Tärkeää on varmistaa, että keskeisimmät vastuut – tiedon omistajat ja tietovastaavat – eivät jää katveeseen.

Liiketoiminnan puolella tietoa omistava johtaja työskentelee tiiviissä yhteistyössä data-asiantuntijan kanssa. Yhdessä he määrittelevät vaatimukset, ratkaisevat tietoon liittyviä ongelmia ja ohjaavat kehitystiimejä oikeaan suuntaan.

Roolien onnistuminen edellyttää, että niihin valitaan oikeat henkilöt, joilla on sekä sopiva asiantuntemus että kyky tehdä yhteistyötä yli toiminto- ja tiimirajojen.

 

Data Governance arjeksi, ei byrokratiaksi

Pelkkä roolien nimeäminen ei riitä, vaan tarvitaan myös yhteiset pelisäännöt, prosessit ja rakenteet eli tiedonhallintamalli. Se määrittää:

• Miten dataa johdetaan
• Millä foorumeilla dataan liittyvät päätökset tehdään
• Miten laatupoikkeamiin reagoidaan
• Miten uudet data-alueet otetaan hallintaan
• Millä menetelmillä varmistetaan datan elinkaarihallinta, suojaus ja saatavuus

Hyvän hallintamallin avulla kaikki tietävät etukäteen mitä tehdään, kuka tekee ja milloin.

Moni pelkää tiedonhallinnan tuovan mukanaan raskasta byrokratiaa. Hovin Pöydänjalkamallissa Data Governance on kuitenkin keino tukea arkea, ei jarruttaa sitä. Tiedonhallinnan periaatteet ja prosessit tulee sulauttaa osaksi jokapäiväistä arkea – ei päälle liimattuna byrokratiana, vaan luontevana osana normaaleja prosesseja.

Jokainen organisaatio on ainutlaatuinen, ja myös datan hallintamallin tulee perustua organisaation omiin prosesseihin ja työnkulkuihin. Vaikka alan viitekehykset (kuten DAMA DMBOK tai muut ”best practice” -mallit) tarjoavat hyödyllisiä suuntaviivoja, ne on sovitettava käytäntöön organisaation toiminnan ehdoilla. Datan hallinnan toimintatavat pitää juurruttaa juuri sinne, missä työ tehdään ja dataa käytetään.

Moderni lähestymistapa on ”Non-Invasive Data Governance”, jossa tiedonhallinta integroituu mahdollisimman luonnollisesti osaksi organisaation kulttuuria ja toimintaa. Non-Invasive -ajattelussa Data Governance syntyy ikään kuin huomaamatta, eikä työntekijöiden edes tarvitse erikseen puhua ”Data Governance -projektista”.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että olemassa olevia rooleja täydennetään datan hallinnan näkökulmilla sen sijaan, että luotaisiin täysin erillisiä hallintakerroksia. Esimerkiksi tietojen ylläpito-, tarkistus- ja hyväksymisprosessit on upotettu niihin työtehtäviin, joita organisaatiossa muutenkin tehdään.

Samalla varmistetaan, että koko henkilöstö on mukana tiedon hallinnassa: jokainen tietoa hyödyntävä tai käsittelevä ymmärtää periaatteet ja noudattaa sovittuja käytäntöjä.

Lähestymistavan hyöty on, että datan hallinnasta ei muodostu pelottavaa byrokraattista hanketta, vaan luonnollinen osa arkea.

 

Yhteistyö ja rakenteet: siilojen sijaan verkostoja

Usein datan hyödyntäminen pysähtyy organisatorisiin siiloihin. Hyvä organisointi kuitenkin purkaa nämä esteet ja rakentaa yhteistä tekemistä tukevia rakenteita. Tämä edellyttää vuorovaikutusta teknisten asiantuntijoiden, liiketoiminnan edustajien ja johdon välillä.

Organisoinnin ytimessä on yhteistyö. Data kulkee organisaation läpi yli tiimi- ja yksikkörajojen, joten myös datan hallinnan on yhdistettävä eri sidosryhmät. Erityisen tärkeää on varmistaa IT:n ja liiketoiminnan tiivis kumppanuus. Tietovarastohankkeissa on opittu kantapään kautta, että jos liiketoiminta ja IT eivät ole aidosti samalla puolella pöytää, hankkeet epäonnistuvat helposti.

Paras lopputulos syntyy, kun liiketoiminta on ohjaksissa määrittämässä, mitä dataa tarvitaan ja mihin tarkoitukseen, ja IT toimii mahdollistajana tuoden teknisen asiantuntemuksensa mukaan.

Toinen tärkeä ulottuvuus on yksiköiden välinen yhteistyö. Usein esimerkiksi myynnillä, tuotannolla ja asiakaspalvelulla on kullakin omat tietonsa ja järjestelmänsä. Jotta tietoa voidaan johtaa kokonaisvaltaisesti, on sovittava pelisäännöt myös yksiköiden kesken.

Kuka omistaa asiakasdatan? Entä jos sama tieto palvelee sekä myyntiä että asiakastukea – miten vastuut jaetaan? Organisaation on nimettävä tiedon omistajat eri alueille niin, että jokainen kriittinen dataelementti kuuluu selkeästi jonkun vastuulle. Samalla on sovittava, miten tietoja jaetaan tiimirajojen yli.

Usein tarvitaan kompromisseja ja priorisointia. Kun yksiköiden edustajat kokoontuvat yhteen keskustelemaan datasta, löydetään parhaat käytännöt, tunnistetaan päällekkäisyyksiä ja voidaan sopia koko organisaatiota hyödyttävistä linjauksista.

 

Johtoryhmästä ketteriin tiimeihin

Hyvät ohjausrakenteet varmistavat, että datan hallinnan linjaukset muuttuvat arjen toiminnaksi. Tarvitaan sekä ylimmän johdon sitoutumista että käytännön tason koordinointia. Johtoryhmän on hyvä tuoda data osaksi strategista agendaa. Esimerkiksi CDO tai muu vastaava johtaja voi esitellä säännöllisesti datan tilannekuvan ja tarpeet, jolloin data-asiat pysyvät jatkuvasti johdon agendalla.

Strategisella tasolla on usein hyödyllistä perustaa tiedonhallinnan ohjausryhmä (Data Steering Group tai Data Governance Board), johon kuuluu sekä liiketoiminnan että IT:n edustajia. Ohjausryhmässä sovitaan yhteiset linjaukset: priorisoidaan datahankkeita, päätetään käytännöistä ja seurataan koko tiedonhallinnan kypsyyttä. Lisäksi ryhmä toimii foorumina, jossa eri osastot voivat tuoda esiin datan käyttöön liittyviä ongelmia ja ehdottaa parannuksia yhteisesti ratkaistaviksi.

Käytännön tasolla on huolehdittava, ettei tiedonhallinta unohdu vauhdikkaassa kehitystyössä. Jos organisaatio toimii ketterillä menetelmillä (esim. Scrum), datan hallinnan elementit on punottava osaksi niitä. Käytännössä tämä voi tarkoittaa, että tiimeissä on nimetty tietovastaava, joka osallistuu kehitykseen ja varmistaa datan laatuun sekä käytettävyyteen liittyvien tehtävien tulevan tehdyiksi.

 

Muutos vaatii johtamista ja sitoutumista

Organisoinnin kehittäminen on pohjimmiltaan organisaation muutosprosessi. Kyse ei ole vain uusien roolien nimeämisestä, vaan ihmisten ajattelun ja toimintatapojen muuttamisesta. Tämä vaatii vahvaa johtamista kaikilla tasoilla. Ylin johto näyttää suuntaa, keskijohto toimii sillanrakentajana ja tiimien vetäjät vastaavat puolestaan arjen toteutuksesta.

Ihmisille on tarjottava koulutusta ja tukea uusiin rooleihin sekä aikaa omaksua uusia käytäntöjä. Muutosta on johdettava myös esimerkin kautta. Kun johtajat itse toimivat sovittujen periaatteiden mukaisesti, muiden on helpompi seurata perässä.

On hyvä muistaa, että organisointi ei ole kertaluontoinen ponnistus, vaan jatkuva prosessi, joka kehittyy organisaation ja ympäristön muuttuessa. Tiedonhallinta elää mukana jokapäiväisessä arjessa eikä jää erilliseksi byrokratiaksi.