Tämä artikkeli on osa laajempaa artikkelisarjaa, jossa käsitellään Hovin Pöydänjalkamallin jokainen osa-alue erikseen. Tutustu myös muihin mallin osa-alueisiin: johdanto, strategia ja johtaminen, teknologia ja työkalut, organisointi, osaaminen ja kulttuuri.
Kun strategia on antanut suunnan ja johtaminen ohjaa kohti tavoitteita, tarvitaan konkreettisia rakenteita ja toimintatapoja, jotka mahdollistavat datan tehokkaan hyödyntämisen.
Pöydänjalkamallissa menetelmät ja arkkitehtuuri muodostavat sen jalan, jonka varaan tiedolla johtamisen arki rakentuu. Ne eivät ehkä ole organisaation näkyvin osa, mutta niiden merkitys on ratkaiseva.
Menetelmät ja arkkitehtuuri määrittävät, miten data liikkuu, missä muodossa sitä säilytetään, ja kuinka se muuntuu raakadatasta ymmärrettäväksi informaatioksi. Ilman toimivia menetelmiä ja kestävää arkkitehtuuria tietojohtaminen ajautuu helposti kaaokseen – kuin talon rakentaminen ilman pohjapiirrosta.
Strategia voi näyttää hyvältä paperilla, mutta ilman toimivaa arkkitehtuuria ja menetelmiä se ei koskaan toteudu käytännössä.
Menetelmät tuovat selkeyttä tiedonhallintaan
Menetelmillä viitataan käytännössä niihin toimintatapoihin, prosesseihin ja työmenetelmiin, joilla organisaatio kerää, käsittelee, mallintaa ja hyödyntää dataa. Hyvin määritellyt menetelmät tuovat tekemiseen johdonmukaisuutta ja toistettavuutta.
Käsitemallinnus – yhteinen kieli organisaatiolle
Menetelmien ytimessä on käsitemallinnus, joka on kokemuksemme yksi tehokkaimmista keinoista tuoda tieto liiketoiminnan käsiin. Jotta organisaatio voi aidosti omistaa tietonsa ja hyödyntää sitä, täytyy ensin ymmärtää, mitä tietoa on olemassa ja miten se liittyy liiketoiminnan tarpeisiin.
Mallinnuksessa liiketoiminnan ja IT:n asiantuntijat yhdessä määrittelevät, mitä tietoja organisaatiossa on ja mitä ne tarkoittavat. Mitä tarkoittaa ”asiakas”? Mikä lasketaan ”tilaukseksi”? Miten ”tuote” määritellään? Kun peruskäsitteistä ja niiden välisistä suhteista on yhteinen ymmärrys, voidaan dataa tuoda johdonmukaisesti järjestelmiin ja löytää helpommin tarvittavat tiedot.
Käsitemallinnus ei ole vain yksittäinen tehtävä, vaan osa laajempaa mallinnuksen kokonaisuutta, joka etenee usealla tasolla. Hyvin rakennettu tiedonhallinta etenee kerroksittain:
- Käsitemallinnus määrittelee liiketoiminnan keskeiset käsitteet ja niiden suhteet
- Looginen mallinnus tarkentaa, miten nämä käsitteet jäsentyvät järjestelmien näkökulmasta
- Fyysinen mallinnus vie suunnitelmat konkreettisiksi rakenteiksi ja teknisiksi toteutuksiksi
On tärkeää, että mallinnuksen eri tasot linkittyvät toisiinsa liiketoiminnan tarpeista tekniseen toteutukseen asti.
Yhteistyö liiketoiminnan ja IT:n välillä nousee tässäkin keskeiseen asemaan. Kun mallintaminen tehdään yhdessä ja osallistavasti, se ei tuota ainoastaan dokumentteja vaan myös sitoutumista. Parhaimmillaan mallinnusprosessiin osallistuvat eri yksiköiden edustajat oppivat toisiltaan ja kokevat omistajuutta lopputuloksesta. Tällöin menetelmistä tulee sillanrakentaja liiketoiminnan ja IT:n välillä.
Datan laatu ja dokumentointi
Käsitemallinnuksen rinnalla olennaisia menetelmiä ovat myös datan laadun varmistaminen ja dokumentointikäytännöt. Laadukas data on tietojohtamisen perusedellytys – ilman sitä parhaimmatkaan analyysit eivät tuota arvoa.
Organisaation on tärkeää määritellä selkeät pelisäännöt siitä, miten tietoa syötetään, tarkistetaan ja ylläpidetään koko sen elinkaaren ajan. Laadunvarmistus ei saa olla satunnainen vaihe projektin lopussa, vaan jatkuva prosessi, joka on integroitu osaksi päivittäistä toimintaa.
Dokumentointi on usein aliarvostettu, mutta kriittinen osa-alue. Kun tietomallit ja määrittelyt on huolellisesti dokumentoitu ja päivitetty, vältetään väärinkäsitykset ja turhat tulkinnat. Hyvin hoidettu metadatan hallinta tekee datasta läpinäkyvää ja helpottaa sen hyödyntämistä.
Systemaattisuus heijastuu suoraan päätöksenteon laatuun: kun käyttäjät voivat luottaa siihen, että data on ajantasaista, oikein määriteltyä ja helposti löydettävissä, koko organisaation tiedolla johtaminen nousee uudelle tasolle.
Arkkitehtuuri mahdollistaa tiedon virtauksen
Organisaation arkkitehtuuri määrittää miten tieto liikkuu, mihin se tallennetaan ja miten eri järjestelmät yhdistyvät toisiinsa. Hyvin suunniteltuna se varmistaa, että tieto on oikeassa paikassa ja muodossa silloin, kun sitä tarvitaan. Jos arkkitehtuuria ei ole mietitty kunnolla, lopputuloksena voi olla sirpaleinen kokonaisuus – päällekkäisiä tietovarastoja, integraatioiden puutteita ja epäluotettavia raportteja. Tällaisessa ympäristössä käyttäjien luottamus dataa kohtaan heikkenee ja datavetoinen päätöksenteko kärsii.
Tietovarastojen mallinnus ohjaa tiedon rakenteita
Arkkitehtuuri ei ole kiveen hakattu, vaan elää organisaation tarpeiden ja käytön mukana. Se rakentuu erilaisten tietomallien varaan, joita sovelletaan eri tarkoituksiin.
Historioivaan ja yhtenäiseen tietopohjaan sopii tyypillisesti normalisoitu rakenne tai Data Vault -malli, kun taas raportoinnin ja käytön sujuvuuden kannalta hyödyllisiä ovat tähtimallit tai leveät taulut.
Tärkeintä on valita menetelmä, joka sopii käsillä olevaan tilanteeseen. Esimerkiksi jos käsitteet ja niiden yhteydet ovat jo luonteeltaan lähellä tähtimallia, voi olla järkevää mallintaa suoraan tähtimalliin. Jos taas yhdisteltäviä tietolähteitä on paljon ja tietorakenteet monimutkaisia, tuo normalisoitu malli kaivattua joustavuutta ja skaalautuvuutta.
Menetelmän valinta vaikuttaa suoraan tiedon skaalautuvuuteen ja raportoinnin sujuvuuteen. Lisäksi tietomallin selkeys ja ymmärrettävyys ovat ratkaisevia, jotta myös liiketoiminnan käyttäjät voivat hyödyntää dataa sujuvasti. Oikein valittu ja huolellisesti suunniteltu tietomalli tekee tiedon löydettäväksi ja varmistaa, että se palvelee sekä nykyisiä että tulevia käyttötarkoituksia tehokkaasti.
Perinteisesti organisaatiot ovat rakentaneet tietovarastoja, jotka toimivat ”yhden totuuden lähteenä” eli keskitettynä paikkana, josta löytyvät laadukkaat ja yhtenäiset ydintiedot.
Kun organisaatiolla on yhteinen tietovarasto tai data-alusta, voidaan varmistaa, että raportit ja analyysit perustuvat samoihin luotettaviin lähtötietoihin. Tällä vältetään tilanne, jossa eri tiimeillä on omat Excelinsä tai erilliset tietokantansa ja luvut eivät täsmää.
Nykyorganisaatioissa tieto ei kuitenkaan aina ole koottu keskitettyyn tietovarastoon. Tiedon mallinnuksen avulla voidaan silti hallita kokonaisuutta, jossa dataa on historian saatossa kertynyt eri järjestelmiin ja eri paikkoihin.
Hovin kehittämä Infoallas-konsepti tarjoaa ratkaisun tähän haasteeseen. Sen avulla voidaan yhdistää hajallaan olevaa tietoa ja hallita kokonaisuutta joustavasti liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
Arkkitehtuuri liiketoiminnan tukena
Yksi keskeinen periaate on ymmärtää, ettei ole olemassa yhtä oikeaa arkkitehtuuria, joka sopisi kaikille. Paras ratkaisu riippuu aina organisaatioon koosta, toimialasta, datan luonteesta ja liiketoiminnan tavoitteista.
Joillekin saattaa sopia perinteinen keskitetty tietovarasto, toisille taas moderni Data Lakehouse, joka yhdistää tietovaraston ja tietoaltaan parhaat puolet.
Monimutkainen ratkaisu, jota vain harva ymmärtää, kääntyy helposti itseään vastaan. Hyvä arkkitehtuuri on selkeä, hallittavissa ja tukee organisaation strategisia päämääriä.
Menetelmät ja arkkitehtuuri käytännössä
Teoriassa kaikki voi näyttää hyvältä, mutta todellinen mittari on se, miten menetelmät ja arkkitehtuuri tukevat organisaation päivittäistä toimintaa. Parhaimmillaan nämä tukipilarit ovat niin saumaton osa arkea, että niiden olemassaoloa ei edes huomata.
Ensimmäinen askel kohti toimivaa arkkitehtuuria ja menetelmiä on aina liiketoiminnan tarpeiden ymmärtäminen. Mihin tietoa tarvitaan? Kuka sitä käyttää ja millä tavalla? Vastaukset ohjaavat niin arkkitehtuurin palasten kokoamista kuin menetelmien muotoilua.
On eri asia rakentaa reaaliaikaista analytiikkaa vaativaa data-alustaa kuin kehittää keskitettyä tietovarastoa pitkän aikavälin raportointiin. Kummassakin tapauksessa arkkitehtuurin ja menetelmien tulee soveltua tarkoitukseen ja tukea liiketoiminnan tavoitteita.
Menetelmien osalta tämä tarkoittaa, että dataan liittyvät projektit ja tehtävät noudattavat sovittuja prosesseja. Esimerkiksi datan laadunvarmistus ei ole satunnainen tarkistus projektin lopussa, vaan olennainen ja vakioitu osa jokapäiväistä työnkulkua.
Arkkitehtuurin toteutuminen käytännössä näkyy konkreettisina järjestelmäratkaisuina. Organisaation tietoinfrastruktuuriin kuuluu tyypillisesti monenlaisia järjestelmiä (toiminnanohjaus, asiakkuudenhallinta, verkkosivujen analytiikka, IoT-dataa, ym.), ja arkkitehtuurityön ansiosta nämä eivät toimi erillisinä siiloina vaan linkittyvät toisiinsa.
Hyvin suunnitellussa ympäristössä data liikkuu automaattisesti lähdejärjestelmistä analytiikan ja raportoinnin tarpeisiin. Esimerkiksi, kun myyntijärjestelmään lisätään uusi asiakas tai tuote, päivittyy tieto viiveettä myös raportointijärjestelmiin ja markkinoinnin työkaluihin. Tällöin tiedot ovat aina oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Alla on koottu muutamia keskeisiä käytännön edellytyksiä, joilla menetelmät ja arkkitehtuuri saadaan toimimaan organisaatiossa:
- Yhteiset määrittelyt: Käsitemallinnus varmistaa, että data ymmärretään samalla tavalla koko organisaatiossa. Tämä ei ainoastaan ehkäise väärinkäsityksiä, vaan luo myös perustan arkkitehtuurin rakentamiselle.
- Laadukas ja luotettava tietopohja: Tietovarasto tai muu data-alusta, joka tarjoaa ajantasaisen ja yhtenäisen näkymän organisaation tietoihin. Kun tiedot ovat laadukkaita ja niiden hallinta järjestelmällistä, käyttäjät voivat luottaa dataan ja ymmärtää sitä oikein.
- Joustavat kehitysmenetelmät: Menetelmien tulee mukautua organisaation kulttuuriin ja jatkuvasti muuttuvaan toimintaympäristöön. Iteratiivinen kehitys ja palautteiden hyödyntäminen varmistavat, että dataratkaisut tukevat tavoitteita.
- Skaalautuva arkkitehtuuri: Hyvä arkkitehtuuri tukee sekä nykyisiä käyttötapauksia että tulevaa kasvua. Oleellista on, ettei arkkitehtuuri lukitse organisaatiota yhteen teknologiaan tai rakenteeseen, vaan mahdollistaa joustavasti uusien tekniikoiden ja datalähteiden hyödyntämisen.
Kun nämä periaatteet toteutuvat, menetelmät ja arkkitehtuuri näkyvät jokaisen työntekijän arjessa helpompana tapana saada tietoa ja käyttää sitä päätöksenteossa. Yhteisen käsitemallin ansiosta vaatimusmäärittelyt sujuvat kitkattomammin, kun liiketoiminta ja IT puhuvat samaa kieltä. Vastaavasti hyvä arkkitehtuuri takaa, että uusikin data-analytiikkatarve voidaan toteuttaa hyödyntämällä olemassa olevia ratkaisuja, eikä jokainen uusi aloite vaadi suurta integraatioprojektia.
Tietojohtaminen seisoo vahvojen rakenteiden varassa
Menetelmät ja arkkitehtuuri ovat datavetoisen organisaation hiljaisia tukipilareita – ne eivät ehkä ole näkyvimmät osa-alueet, mutta ilman niitä tietojohtaminen olisi pelkkää kaaosta.
Selkeä, joustava ja liiketoimintalähtöinen arkkitehtuuri sekä sovitut ja dokumentoidut menetelmät luovat pohjan toimivalle tietojohtamiselle. Kun nämä ovat arjessa käytössä, organisaatio voi luottaa siihen, että data virtaa oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan ja tukee päätöksentekoa tehokkaasti.
Hovin Pöydänjalkamallissa nämä osa-alueet muodostavat yhden pöydän tukevista jaloista. Ilman sitä koko rakenne horjuu, vaikka muut jalat olisivat kunnossa.
Joel Määttä
