Olemme Ari Hovissa tehneet vuosia koulutus- ja konsultointiyhteistyötä johdon parissa lukuisissa eri organisaatioissa. Tiedämme, ettei tänä päivänä löydy johtajaa, joka ei tunnustaisi datan merkitystä liiketoiminnan kriittisenä menestystekijänä ja kilpailuetuna.
Mutta silti avoimia kysymyksiä on johtajien parissa edelleen paljon. Esimerkiksi: Mistä puhumme, kun puhumme datasta ja tiedosta? Millaista yhteistyötä johto toivoo datan ammattilaisilta? Tai kuinka syvällistä dataosaamista johtajalta vaaditaan?
Ja mitä ovat ne ajatukset ja kysymykset, joita ei ehkä haluta lausua ääneen?
Käsittelen seuraavassa aihetta paitsi asiakaskokemustemme pohjalta myös omasta ”datamaallikon” näkökulmastani, eli entisenä suuryrityksen johtoryhmän jäsenenä, joka on kantapään kautta päässyt sukeltamaan datan ihmeelliseen maailmaan.
Mitä on data, mitä on tieto?
Keskusteluissamme johdon kanssa nousee harvoin esiin kysymys, mitä data tai tieto ovat, koska niitä pidetään itsestäänselvyyksinä. Kun kysymys esitetään, lähestymistavat siihen ovat kokemuksemme mukaan moninaiset.
Yleistä on yhdistää data organisaation raportointiin, käytännössä Power BI-raportteihin, ja niiden kautta seurantaan ja mittaamiseen. Kyse on siis konkreettisista asioista, joihin osataan liittää myös tietovarastointi.
Olemme myös huomanneet, että data-käsitteen alla puhutaan usein organisaation tietojärjestelmistä. Koetaan, että dataa on vaikea hyödyntää, koska tietojärjestelmät ovat kömpelöitä ja vaikeita käyttää.
Yksi tapa on hahmottaa data tekoälyn ja sen erilaisten sovellusten kautta, jotka tarjoavat uudenlaisia mahdollisuuksia työntekoon ja datamassojen hyödyntämiseen ilman, että organisaation tai johtajan oman osaamisen suhteen välttämättä tarvitsee tehdä mitään.
Havaintomme on, että kun sana data vaihdetaan sanaksi tieto, näkökulma yleensä avautuu ja laajenee. Huomataan, että tietoa on organisaatiossa paljon ja sitä hyödynnetään vähän, ja että tieto on olennainen osa kaikkia työtehtäviä. Aletaan miettiä, mikä tieto on oleellista ja miten siihen voisi päästä käsiksi niin, että sitä voisi hyödyntää liiketoiminnan kehityksessä.
Data on käsitteenä epämääräinen, mutta kaikki suurin piirtein ymmärtävät, mitä tieto on. Havainnollinen on myös vuosikymmeniä käytössä ollut teoria tiedon jalostumisesta ensin datasta informaatioksi ja sitten informaatiosta tiedoksi ja edelleen tietämykseksi, jota myös viisaudeksi voisi nimittää.
Hyvä on myös muistaa, että käsite data on syntynyt digitalisaation myötä. Vielä 50 vuotta sitten kodin keskeinen ”tietovarasto” oli rivi tietosanakirjoja kirjahyllyssä, opiskelija haki tarvitsemansa tiedon kirjastoista ja yritysten tieto löytyi mapeista ja arkistoista.
Osaanko ja tiedänkö tarpeeksi?
Tietty asema organisaatiossa ei anna automaattisesti kaikkea sitä tietoa ja osaamista, jota työssä tarvitaan. Toisin sanoen johtajakin on vain ihminen. Mutta viisas johtaja tunnistaa ja tunnustaa osaamisensa puutteet, pyrkii hakemaan tietoa ja kehittymään työssään.
Kysymys kuuluu, kuinka paljon johtajan, esimerkiksi johtoryhmän jäsenen, tulisi tietää datasta ja tiedon hallinnasta, jotta pystyisi johtamaan tietoa ja tiedolla sekä hakemaan tiedon avulla ratkaisuja erilaisiin liiketoiminnan haasteisiin.
Vastaus kysymykseen ei ole yksiselitteinen ja riippuu luonnollisesti sekä johtajan vastuualueesta että organisaation luonteesta ja tehtävästä.. Asiakastyössämme olemme kohdanneet erilaisia tapoja lähestyä tätä osaamishaastetta.
Yksi vaihtoehto on nostaa kädet pystyyn ja todeta, että data ja ylipäänsä IT on jotain liian vaikeaa ymmärtää. Kaikki on liian monimutkaista ja vaikeaa; mistä edes lähteä liikkeelle. Ei ole aikaa, eikä osaamista. Datan voi suosiolla jättää alan ammattilaisille.
Tällainen pyyhkeen kehään heittänyt johtaja joko luottaa tai ei luota data-ammattilaisiinsa. Luottamuksen ilmapiirissä he pystyvät toimimaan suhteellisen vapaasti ja parhaimmillaan saamaan aikaan liiketoimintaa hyödyttäviä tuloksia, mikäli vastinpareja liiketoiminnasta löytyy. Mutta luottamuspula johtaa datan ja liiketoiminnan siiloutumiseen ja pahimmillaan hajottavaan eripuraan.
Toinen vaihtoehto on, että johtaja tunnustaa osaamisensa rajat ja lähtee nöyrästi opintielle, jossa hänelle arvokkaimpia ovat sellaiset dataosaajat, jotka kärsivällisesti opastavat häntä tällä matkalla. Oleellista on myös tunnistaa, kuinka syvälle datan maailmaan kannattaa sukeltaa: mikä on se teknisen tietämyksen taso, joka auttaa johtajaa ymmärtämään kokonaisuutta ja datan roolia liiketoiminnan haasteiden ratkaisemisessa.
Tälle matkalle lähteminen edellyttää paitsi aitoa kiinnostusta ja paneutumista myös aikaa, intoa ja motivaatiota. Data- ja tiedonhallinta-asioille on löydyttävä aikaa kiireisestä kalenterista; ne on priorisoitava operatiivisten kiireiden ylitse strategiseksi kehittämiseksi. Tällainen strateginen johtamisote tietoon voi tuoda organisaatiolle pitkällä aikavälillä kilpailuetua, joka ei ole helposti kopioitavissa.
Kokemuksemme mukaan suurin osa johtajista sijoittuu näiden kahden suhtautumistavan välimaastoon. Harvalla johtajalla on kanttia ainakaan ääneen tunnustaa, että veisaa viis datan ja tiedon merkityksestä organisaatiossaan. Ja samalla tapaa vähissä ovat ne johtajat, jotka priorisoivat data-asiat työnsä keskiöön.
Valtaosalla johtajista on lähtökohtaisesti positiivinen ote oman organisaationsa kehittämiseen tiedon hyödyntämisen kautta. Periaatteessa kaikki haluavat johtaa tiedolla ja ratkaista sen avulla liiketoiminnan haasteita.
Samalla monet pinnistelevät kompetenssiensa ja tietämyksensä ylärajoilla yrittäessään ymmärtää IT- ja data-ammattilaisia ja miettiessään, kuinka ”tyhmiä” kysymyksiä heille kehtaa esittää. Aikaa asioiden vaatimaan paneutumiseen ei koskaan tunnu löytyvän.
Kuka auttaa ja opastaa?
Mitä johtaja tekee, kun hän on herännyt huomaamaan, että tarvitsee tietoa johtamis- tai liiketoimintahaasteiden ratkaisemiseen?
Asiakastöissämme olemme huomanneet, että tässä kysymyksessä lähestymistapoja on karkeasti kolmenlaisia.
Ensimmäinen on koettaa hakea tietoa itse ja lähteä sen pohjalta ratkaisemaan käsillä olevaa ongelmaa. Ratkaisu löytyy ehkä yrityksen ja erehdyksen kautta. Aikaa se vie, mutta kantapään kautta oppii, joskin itse hankittu oppi saattaa viedä ojaankin.
Toinen tapa on kääntyä oman tiimin luottohenkilön puoleen. Johtajalla tämä on useimmiten oma assistentti tai vastaava dataa ja liiketoimintaa ymmärtävä ”oikea käsi”. Häneltä johtaja saa tarvitsemansa tiedot ja raportit, ja jos luottohenkilöllä ei ole tietoa välittömästi tarjottavanaan, tietää hän mistä tiedon kaivaa.
Kolmas keino saada tietoa on ottaa yhteyttä suoraan data-asiantuntijaan. Tämä edellyttää, että johtajalla on riittävästi aikaa ja ehkä jo kokemustakin yhteistyöstä datan ammattilaisten kanssa. Heille on syntynyt toimiva keskustelu- ja yhteistyösuhde, ja heillä on halua ratkoa yhteisiä haasteita.
Ihannetapauksessa johtaja pystyy käyttämään näitä kaikkia kolmea tapaa tiedon hyödyntämisessä. Hän pääsee tarvittaessa itse käsiksi tietoon; hänellä on lähipiirissään luottohenkilö, ja vaativimmissa tapauksissa hän tekee suoraa yhteistyötä dataosaajien kanssa erilaisissa kehityshankkeissa.
Ennen kuin tähän ideaaliin päästään, on moni asia saatava kuntoon: tiedon hyödyntämiseen liittyvien työkalujen on oltava helppokäyttöisiä ja liiketoiminnassa on oltava sekä dataa että liiketoimintaa ymmärtäviä ”tietovastaavia” johtajien apuna. Lisäksi data-ammattilaisten tulee olla helposti lähestyttäviä ja puhua liiketoiminnan kieltä. Ennen kaikkea heidän on ymmärrettävä, että datatyötä tehdään liiketoimintaa varten, eikä päinvastoin.
Valitettavan usein johtajat ja muut liiketoiminnan edustajat arkailevat yhteydenottoa data-ammattilaisiin, koska kokevat yhteistyön raskaaksi, kun yhteistä ymmärrystä ja kieltä ei löydy. ”Tyhmiä” kysymyksiä ei tohdita esittää, jolloin ongelmien juurisyihin ei päästä pureutumaan riittävällä tarkkuudella. Yhteistyölle välttämätöntä luottamusta ei synny.
Strategia luo raamit, käytäntö tuo konkretian
Myös dataa ja tietoa on pystyttävä johtamaan strategisesti, jotta siitä saadaan hyötyä liiketoiminnalle pitkällä tähtäimellä. Strateginen taso dataan on myös silta, jolla johto ottaa data-asiat haltuun ja jolla hahmotetaan datan tuomat mahdollisuudet liiketoiminnan kehittämiselle.
Olemme havainneet, että datastrategiatyö avaa ovet keskusteluihin liiketoiminta- ja ylimmän johdon kanssa, joissa voidaan paitsi ottaa kiinni liiketoiminnan tarpeista ja toiveista myös luoda yhteistä ymmärrystä ja rakentaa yhteistyötä.
Jos datastrategiatyö antaa raamit johtamistyölle, käytännön konkretiaa strategian toteuttamiseen saadaan ”demo or die” -esimerkkien toteuttamisen kautta. Ne ovat valittuja liiketoimintaongelmia, joita lähdetään ratkaisemaan tiedon avulla.
Käytännön esimerkki asiakasorganisaatiosta: ”Demo or die”
Edunvalvontaorganisaatiossa oli vuosia panostettu datainfran rakentamiseen, joka olikin saatu vahvaan iskuun. Vain käyttäjät puuttuivat. Tarjolla oleva tieto ja työkalut olivat vajaakäytössä.
Ongelmaan havahduttiin ja syitä siihen alettiin selvittää. Kävi ilmi, ettei liiketoiminnassa tunnettu datatiimiä eikä tiedetty sen tarjoamista mahdollisuuksista. Kysymys oli siis periaatteessa viestinnän epäonnistumisesta, mutta todellinen syy oli organisaation siilomaisessa toimintatavassa, jossa tieto ei kulkenut, yhteistyötä ei tehty eikä kollegoja juuri tunnettu oman siilon ulkopuolelta. Kukaan ei johtanut dataa.
Tilannetta lähdettiin purkamaan pilottiprojekteilla, joiden tarkoitus oli pureutua hyvin käytännön läheisesti akuutteihin ja tiedolla ratkaistavissa oleviin liiketoimintahaasteisiin.
Kuhunkin pilottiin kasattiin tiimi, jossa oli edustaja liiketoiminnasta, datatiimistä sekä viestinnästä, joka oli organisaation ydintehtävän kannalta kriittinen. Projektin johtoon ja sponsoriksi asetettiin ko. alueesta vastaava johtoryhmän jäsen.
”Demo or die” -pilottiprojektin kautta tuotiin näkyväksi konkreettinen case, joka oli ratkaistavissa tiedon ja sen hyödyntämiseen kehitettyjen työkalujen avulla. Samalla kolmen eri toiminnoista tulevan asiantuntijan tiimi havainnollisti, miten tehdä tuloksellista yhteistyötä yli siilorajojen ja miten työtä on mahdollista johtaa ”top down” -periaatteella johtoryhmäläisen otteella.
Konkreettiset ”demo or tie” -esimerkit liiketoiminnasta avasivat sekä johdon että liiketoiminnan silmät näkemään datan tuomat mahdollisuudet aivan uudella tavalla.
Viisi neuvoa data-ajan johtajalle
- Data-asioita on maallikonkin mahdollista ymmärtää, mutta se vaatii paljon työtä, paneutumista ja aikaa, mielenkiintoa ja motivaatiota.
- Kun päätät lähteä matkalle datan ihmeelliseen maailmaan, tee se liiketoiminnan ehdoilla eli vaadi data-ammattilaisilta liiketoiminnallista otetta ja katsantokantaa tiedonhallintaan. Esitä rohkeasti ”tyhmiä” kysymyksiä ja vaadi selkokielisiä vastauksia.
- Ymmärrys IT-infrasta ja esimerkiksi tietovarastoinnin metodeista auttaa ymmärtämään kokonaisuutta ja näkemään mahdollisuuksia, mutta liian syvälle teknologiaan ei kannata mennä.
- Hae ”demo or die” -esimerkkejä, joiden kautta tiedon hyödyntäminen konkretisoituu ja yhdistyy liiketoiminnan arkeen.
- Pyri muodostamaan isommat raamit ja pidempi aikajänne datatyölle ja saamaan siitä strateginen johtamisote. Käytännössä tämä tarkoittaa datan ja tietotyön integroimista yritysstrategiaan ja/tai datastrategiatyötä, jossa johto ja liiketoiminta ovat keskeisesti mukana.
