Olemme Ari Hovissa olleet mukana toteuttamassa monia datastrategioita, joiden lähtökohdat ovat olleet hyvinkin erilaiset. Olemme koonneet tähän artikkeliin viisi erilaista starttia datastrategiatyölle.
Kaikissa lähtökohdissa on omat huonot ja hyvät puolensa, mutta niillä kaikilla on mahdollisuus johtaa onnistuneeseen lopputulokseen eli siihen, että organisaatio pystyy hyödyntämään dataa tehokkaammin ja tuloksekkaammin liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.
Kuvaamme eri tapoja esimerkkitapausten kautta, jotka valottavat miten monia eri reittejä datastrategiatyö voi edetä. Niistä käy myös ilmi, että kiveen hakattua etenemistapaa ei ole, vaan se vaihtelee tilanne- ja organisaatiokohtaisesti.
- Uusi liiketoimintastrategia
Kun organisaatio asemoi uudestaan strategiaansa, aiheuttaa se paineita muuttaa suuntaa kaikissa toiminnoissa, myös IT- ja datatyössä. Useimmiten suunnanmuutos liittyy toimitusjohtajan vaihtumiseen.
On luonnollista, että uusi toimitusjohtaja haluaa tarkastella organisaation tilannetta puhtaalta pöydältä ja luoda oman näköisensä yritysstrategian, joka luo perustan myös datastrategialle. Tässä tapauksessa johdon vahva sitoutuminen on varmaa ja lähtökohdat datastrategiatyölle siten hyvin otolliset.
Uusi toimitusjohtaja aloitti suuressa julkisen puolen konsernissa. Yritystä oli vuosikymmenet johdettu lähes holding-yhtiönä eli tytäryritykset ja eri yksiköt olivat saaneet toimia itsenäisesti ja lähes erillään. Yhteiset konsernitason toiminnot olivat ohuet, myös datan osalta.
Toimitusjohtajalla oli vahva näkemys tuoda erilliset toiminnot yhteen ja muodostaa niistä yksi yhteinen yhtiö, jolla oli myös yhteiset resurssit sekä talouden, henkilöstön että tietovarantojen osalta. Muutos oli merkittävä ja sen toteuttamista varten aloitettiin koko konsernia koskeva strategiatyö ja yrityskulttuurin transformaatio muun muassa koko henkilöstön sitouttavan arvoprosessin kautta.
Datastrategiaa alettiin päivittää yritysstrategiatyön rinnalla, josta se sai myös runsaasti syötteitä. Muun muassa visio, missio, arvot ja strategiset tavoitteet voitiin johtaa ja soveltaa datastrategian tarpeisiin suoraan yritysstrategian linjauksista, jolloin ne olivat uskottavia ja ajankohtaisia.
Johdon datastrategiatyölle asettamista tavoitteista ensimmäinen oli selvittää konsernin tärkeimmät yhteiset tietovarannot. Toinen tavoite oli löytää organisoitumis- ja toimintamalli, jolla yhteisiä tietovarantoja päästäisiin parhaiten hyödyntämään yritysstrategian tavoitteiden saavuttamiseksi. Muut tavoitteet liittyivät datan laatuun ja luotettavuuteen sekä mittaamiseen ja seurantaan. Kaikki asetetut tavoitteet saavutettiin.
- Liiketoiminnan kriisi
Vaikeat ajat ja bisneksen tökkiminen haastavat fiksut yritykset miettimään, miten asioita voitaisiin tehdä uudella tavalla. Datan merkityksen kasvaessa halutaan selvittää, miten tietoa voitaisiin hyödyntää tehokkaammin ja miten tiedon avulla voitaisiin luoda tuottavuutta parantavia toimintamalleja ja jopa uusia liiketoiminta-avauksia.
Datastrategiatyö tuo tiedon ja sen merkityksen näkyväksi ja oikein toteutettuna sitouttaa liiketoimintajohdon tiedon omistajuuteen. Prosessin myötä rakentuvan yhteisen ymmärryksen myötä löydetään helpommin ratkaisuja tämän päivän ja tulevaisuuden liiketoimintahaasteisiin.
Terveydenhuoltoalan organisaatio uusi strategiansa sote-uudistuksen kynnyksellä vastaamaan tiukentuvia säästö– ja tehokkuusvaatimuksia, asiakasta ja henkilökuntaa kuitenkaan unohtamatta.
Vaikka organisaation datatoiminnot olivat hyvin laajoja ja liiketoiminnan kannalta tärkeitä, sillä ei ollut dataa koskevaa strategiaa, joka päätettiin tehdä jatkumona koko organisaation strategiapäivitykselle. Samalla haluttiin dokumentoida jo tehtyä tietotyötä sekä luoda puitteet kunnianhimoisille tietojohtamisen suuntalinjoille tuleville vuosille.
Tuloksena syntyi strateginen suunnitelma, jossa tiedolla johtaminen ja tiedon hyödyntäminen nousevat avainrooliin organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Suunnitelma auttoi konsernin ylintä johtoa hahmottamaan uudella tavalla tiedon merkityksen liiketoiminnan kehittämisessä ja löytämään sen kautta ennen näkemättömiä liiketoimintamahdollisuuksia.
- Datainfran alisuoriutuminen
Moni datan merkityksen ymmärtänyt organisaatio on jo vuosia rakentanut datainfrastruktuuria, joka yleensä tarkoittaa keskittymistä tietovarastointiin ja raportoinnin kehittämistä, yleensä hyvin IT-vetoista tekemistä.
Valitettavan usein työ on jätetty IT-osaston vastuulle ja datan ammattilaisten johdettavaksi, eikä linkkiä liiketoimintaan ja johtoon ole. Data on jäänyt erilliseksi saarekkeekseen, eikä sitä ole johdettu osana bisneksen kehittämistä. Siilot ja yhteistyön puute leimaavat toimintaa.
Ennemmin tai myöhemmin tilanteeseen herätään ja johto alkaa kysellä tulosten perään. Datainfra on saatu pystyyn, aikaa ja rahaa palanut, mutta liiketoiminta ei tunne hyötyvänsä panostuksista mitenkään. Mitä tehdä?
Datastrategiatyö on yksi keino ottaa tilanne haltuun. Sen avulla voidaan linjata yhteen tietotyötä ja liiketoimintaa, häivyttää siiloja ja kehittää tietokulttuuria, jonka ytimessä on sen tiedon hyödyntäminen, jota datainfra tuottaa ja jalostaa.
Vaikuttamiseen ja edunvalvontaan keskittynyt asiantuntijaorganisaatio oli rakentanut teknisesti korkeatasoisen datainfran, jota pyörittivät osaavat ammattilaiset. Koneisto oli valmiina, mutta tietoa toiminnassaan hyödyntäviä käyttäjiä puuttui. Tieto tarjolla olevista datan mahdollisuuksista ei ollut saavuttanut liiketoimintaa riittävässä määrin.
Strategiatyössä osallistettiin liiketoimintaa ja johtoa laajasti yhteisissä työpajoissa, joissa haettiin tapoja muuttaa tilannetta. Koska organisaation tietotuotanto oli pääosin kunnossa, kehityskohteita löydettiin sekä johtamisesta, organisoinnista että tietokulttuurista.
Strategiseksi tavoitteeksi nousi liiketoiminnan ja datan yhteen linjaaminen, joka aloitettiin kahdesta suunnasta: yhtäältä kehittämällä asiantuntijoiden yhteistyötä operatiivisella tasolla ja toisaalta kirkastamalla johdon roolia tiedon johtamisessa.
Organisaation johto otti vahvan otteen tiedon johtamisesta ylhäältä alaspäin osana uutta strategiaa. Tiedon johtamiselle luotiin tavoitteet ja mittarit, joita seurataan ja joiden avulla toimintaa voidaan ohjata. Prosessin aikana johto ymmärsi tiedon ja sen laadun merkityksen organisaation strategisena menestystekijänä ja oli valmis kantamaan siitä vastuun.
- Strateginen ennakointi
Koska orgnaisaation yritys- tai liiketoimintastrategia linjaa aina datastrategiaa, voidaan datan strateginen tarkastelu tehdä myös ennen tiedossa olevaa organisaation strategian päivitystä, jolloin datastrategiatyöstä saadaan syötteitä, suuntaa ja aineksia isompaa strategista kuvaa varten.
Ennakoiva suunnittelutyö tulevaa strategiakierrosta varten on erityisen suositeltavaa silloin, kun datalla on keskeinen asema organisaation toiminnassa ja kun haetaan isompaa muutosta tietokulttuuriin.
Näissä tapauksessa ei ole suositeltavaa puhua datastrategian päivittämisestä, vaan esimerkiksi tiedon käytön ja hyödyntämisen asemoinnista organisaatiossa tai tietokulttuurin kehittämisestä. Näin datastrategia ei ole itseisarvo vaan se saadaan suoraan palvelemaan ”suurempaa suunnitelmaa”, organisaation uutta suuntaa ja uusia tavoitteita.
Infrastruktuuripalveluihin erikoistunut valtion yritys oli paria vuotta aiemmin teettänyt konsulttityönä datastrategian, jota yhtiön datayksikkö ei tuntenut omakseen. Koska yrityksen strategiahierarkiassa oli vain yksi strategia, ei siis enää alastrategioita, lähdettiin päivitystyötä tekemään yritysstrategian uudistamista varten.
Aluksi datayksikkö muodosti CDO:n johdolla oman käsityksensä tietoon liittyvistä hypoteeseista ja tavoitteista organisaatiossa, joita se testasi laajalla haastattelukierroksella. Liiketoiminnan näkökantojen ja tarpeiden kartoittamisen lisäksi datayksikkö pystyi tapaamisissa esittelemään omaan toimintaansa ja luomaan yhteistä ymmärrystä datan mahdollisuuksista.
Tässä tapauksessa itse prosessi oli ehkä tärkeämpi kuin lopputulos: jalkautumalla laajasti liiketoimintaan datayksikkö viesti itsestään ja tekemisistään tavalla, joka rakensi siltaa yritysstrategian tavoitteiden ja tietojohtamisen välille. Prosessi avasi tietä tiedon hyödyntämisen kulttuurin muutokselle, joka loppujen lopuksi oli työn tärkein tavoite.
- Johdon aloite
Edellisessä esimerkissämme strateginen suunnittelutyö käynnistyi CDO:n aloitteesta. Hän sai mukaansa oman yksikkönsä ja työlle myös toimitusjohtajan ja strategiajohtajan tuen, joiden kautta prosessi sai uskottavuutta ja kantavuutta.
Organisaation ylimmän johdon myötämielisyys ja tuki datastrategialle on ehdoton edellytys onnistumiselle silloin kun kyse on CDO:n ja datayksikön aloitteesta. Ilman tätä tukea prosessia tuskin kannattaa käynnistää ainakaan strategiatyön nimellä.
Kimmoke datastrategiatyölle voi tulla myös muualta johdosta, esimerkiksi hallituksesta tai johtoryhmästä. Silloinkin on ehdottoman tärkeää varmistaa, että etenemisessä noudatetaan johtamisjärjestelmää ja hyvän hallintotavan periaatteita. Irralliset irtiotot tai jopa ”oharit” harvoin johtavat mihinkään.
Edunvalvonta- ja tekijänoikeusorganisaation johtoryhmä oli tuoreen strategiaprosessin myötä herännyt ymmärtämään tiedon hyödyntämisen ja tekoälyn mahdollisuudet ja halusi yritysstrategian jatkeeksi datastrategian, jolla tieto nostetaan toiminnan ytimeen.
Johtoryhmä oli sitoutuneesti mukana datastrategiaprosessista alusta loppuun asti, jolloin strategiasta tuli ”johdon näköinen” ja johto koki sen omakseen. Edellytykset uudenlaiselle toimintatavalla ja johtamisvastuulle olivat erinomaiset, kun uutta strategiaa alettiin jalkauttaa.
Lopuksi
Olipa datastrategian alulle panema voima mikä tahansa yllä mainituista, kaikkia esimerkkejämme yhdistää kolme asiaa, joita voitaneen nimittää datastrategiatyön menestystekijöiksi.
Ensimmäinen niistä on yhteys organisaation strategiaan, olipa se sitten nimeltään yritys- tai liiketoimintastrategia.
Toinen ehdoton edellytys on johdon tuki, jota ilman datastrategiatyötä ei kannata aloittaa.
Kolmas menestystekijä liittyy oivallukseen, että tieto on kaikkien asia ja että datastrategiatyön tavoitteena tulee olla datan ja liiketoiminnan saumaton yhteistyö, jolla yhdessä ratkotaan yhteisiä haasteita ja ongelmia.
Suso Kolesnik ja Jari Ylinen
