Tämä artikkeli on osa laajempaa artikkelisarjaa, jossa käsitellään Hovin Pöydänjalkamallin jokainen osa-alue erikseen. Tutustu myös muihin mallin osa-alueisiin: johdanto, strategia ja johtaminen, menetelmät ja arkkitehtuuri, teknologia ja työkalut, organisointi sekä osaaminen.
Edellisessä osassa tarkastelimme, miten osaaminen tukee tiedon käyttöä ja jatkuvuutta. Tässä sarjan päätösosassa keskitymme kulttuuriin, joka määrittää lopulta, miten hyvin tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen onnistuvat.
Pöydänjalkamallissa kulttuuri toimii pöytälevynä, joka sitoo pöydän jalat yhteen ja vaikuttaa ratkaisevasti siihen, miten organisaatio dataa arvostaa ja hyödyntää. Kulttuuri on usein nimetty yhdeksi suurimmaksi esteeksi dataohjautuvan toiminnan saavuttamisessa. Jos kulttuuri ei tue datavetoista päätöksentekoa, edes parhaat teknologiat ja menetelmät eivät johda toivottuihin lopputuloksiin.
Tietojohtamista tukeva kulttuuri
Millainen on kulttuuri, joka tukee tietojohtamista? Datavetoisessa kulttuurissa luottamus, avoimuus, yhteistyö ja oppiminen eivät ole pelkkiä hienoja käsitteitä, vaan arvoja, jotka konkretisoituvat arjessa. Kysytäänkö projektisuunnitelman tueksi dataa? Uskalletaanko epäselvissä tilanteissa pyytää selvennystä kollegalta? Tuodaanko ongelmia esiin vai lakaistaanko ne maton alle?
Tiedolla johtamista tukevassa ilmapiirissä data on koko organisaation yhteinen voimavara. Keskeisiä piirteitä ovat esimerkiksi:
Avoimuus ja tiedon jakaminen: Tietoa ja dataa jaetaan aktiivisesti yli tiimi- ja yksikkörajojen. Ilman avointa tiedonjakoa muodostuu helposti siiloja, jotka rajoittavat kehitystä. Datakulttuurissa korostuu yhteisöllisyys: oivallukset ja opit jaetaan, jotta koko organisaatio voi kehittyä.
Tietoon perustuva päätöksenteko: Päätökset pohjautuvat faktoihin ja dataan intuition tai mututuntuman sijaan. Kun data on päätöksenteon ytimessä, liiketoiminta oppii onnistumisista ja virheistä systemaattisemmin. Tietoon tukeutuva toimintatapa näkyy siinäkin, että onnistumisia mitataan ja niiden taustatekijöitä analysoidaan. Näin organisaatio oppii koko ajan lisää.
Yhteinen vastuu datasta: Data nähdään koko organisaation yhteisenä omaisuutena, ei vain IT:n tai jonkin muun yksikön omana tonttina. Datavetoisessa kulttuurissa yhteistyö datan hyödyntämisessä, huoltamisessa ja hallinnassa on normi. Dataa ei lukita vain harvojen käsiin, vaan analytiikan työkalut ja raportit pyritään tuomaan laajan käyttäjäkunnan ulottuville. Tieto on siis helposti saatavilla sitä tarvitseville.
Kokeilujen ja oppimisen arvostaminen: Datakulttuurissa korostuu jatkuva oppiminen. Henkilöstöä kannustetaan kehittämään osaamistaan ja kokeilemaan uusia tapoja käyttää tietoa. Epäonnistumiset nähdään mahdollisuutena oppia, ei syyllistämisen paikkoina. Kun oppimista ja kehittämistä arvostetaan avoimesti, henkilöstö uskaltaa käyttää ja ehdottaa dataperusteisia ratkaisuja rohkeammin.
Luottamukseen perustuva ilmapiiri: Terve datakulttuuri rakentuu luottamukselle ja ilmapiirille, jossa dataa uskalletaan hyödyntää ilman pelkoa. Esimerkiksi mittareiden tuloksia ei käytetä ”virheiden etsimiseen” tai syyllisten osoitteluun, vaan kehityskohteiden tunnistamiseen. Kun onnistumisia nostetaan esiin ja ongelmiin tartutaan rakentavasti, syntyy ympäristö, jossa dataan luotetaan ja sitä uskalletaan käyttää arjessa yhä laajemmin.
Johto ja osallistaminen muutosvoimana
Kulttuuri muuttuu harvoin ruohonjuuritasolla ilman vahvaa esimerkkiä ylhäältä. Yrityksen johdolla on ratkaiseva rooli datavetoisen kulttuurin toteutumisessa. Johdon päätökset linjaavat suunnan ja varmistavat, että tietoon perustuva toimintatapa juurtuu käytännön tekemiseen.
Sitoutunut johto näyttää esimerkkiä hyödyntämällä itse dataa päätöksenteossaan ja tukemalla tietopohjaista ajattelua koko organisaatiossa. Tämä näkyy arjen valinnoissa: millaisia asioita kysytään palavereissa, mitä mittareita seurataan, mihin resursseja ohjataan.
Muutosjohtamisessa avainsana on osallistaminen. Kulttuuri elää ihmisten kautta ja se näkyy organisaation keskusteluissa, rutiineissa ja arjessa. Jokainen työntekijä on osa kulttuurin toteutumista. Siksi kulttuurin kehittämisessä on huomioitava vahvasti ihmiset ja inhimilliset tekijät. Henkilöstö kannattaa ottaa mukaan alusta alkaen. Aito sitoutuminen syntyy sen myötä, kun työntekijät pääsevät vaikuttamaan ja osallistumaan uuden rakentamiseen. Toimivassa datakulttuurissa ihmiset eivät ainoastaan seuraa ohjeita, vaan kokevat itse haluavansa käyttää tietoa työnsä tukena.
Johdon vastuulla on paitsi suunnan näyttäminen, myös ilmapiirin rakentaminen, jossa muutokselle on tilaa. Tämä vaatii aktiivista ja jatkuvaa viestintää. Datavetoisuuden tavoitteet ja merkitys on tuotava selkeästi esille koko henkilöstölle. Viestinnän on oltava kaksisuuntaista. Pelkkä ylhäältä julistaminen ei riitä, vaan johdon on myös kuunneltava henkilöstön kokemuksia ja näkemyksiä.
Hyvin hoidettu vuoropuhelu lisää luottamusta ja madaltaa kynnystä omaksua uusia toimintatapoja.
Viestintä on kulttuurin ytimessä
Puutteellinen kommunikointi on usein syynä projektien epäonnistumiselle tai tehottomuudelle. Siksi kannattaa viestiä ehkä enemmänkin kuin luulisi tarpeelliseksi – toisto ja läpinäkyvyys eivät ole haitaksi. Tämä pätee erityisesti muutosta toteutettaessa, sillä uuden tiedon sisäistäminen vie aikaa.
Selkeä, jatkuva ja interaktiivinen viestintä johdolta on välttämätöntä, jotta tiedon merkitys ja tavoitteet ymmärretään koko organisaatiossa. Tämä rakentaa luottamusta ja madaltaa kynnystä uusien toimintamallien käyttöönotolle.
Ihmisillä on tarve ymmärtää, mihin suuntaan organisaatio on menossa. Mikäli he eivät kykene kuvittelemaan ”uutta normaalia”, he tarrautuvat vanhaan. Siksi datan hyötyjen viestiminen ja konkreettisten onnistumisten jakaminen on niin tärkeää.
Yhteisen kielen löytäminen on olennaista. Usein vastakkain ovat tekninen IT-osasto ja liiketoimintayksiköt, joilla on erilaiset näkökulmat, sanasto ja prioriteetit. Data-ammattilaisten on ”puhuttava liiketoiminnan kieltä” teknisen jargonin sijaan välttääkseen torjuntaa ja keskittyäkseen liiketoiminnan tavoitteisiin.
Yksi tehokas työkalu yhteisen ymmärryksen rakentamiseen on käsitemallinnus, joka tarjoaa organisaatiolle yhteisen kielen ja terminologian. Ilman yhteistä käsitemallia liiketoiminnan vaatimukset tulkitaan väärin, tekniset ratkaisut eivät vastaa tarpeita ja luottamus heikkenee.
Käsitemallinnus on teknisen määrittelyn lisäksi syvällinen kulttuurisen integraation teko. Se pakottaa eri osastot puhumaan, ymmärtämään ja sopimaan liiketoimintansa perusmääritelmistä. Tämä yhteinen ymmärrys vähentää kitkaa ja mahdollistaa todella yhteistyöhön perustuvan kehityksen. Tiedosta tulee tällöin yhdistävä voima, ei jakautumisen syy.
Kulttuurimatka: kohti datavetoista tulevaisuutta
Kulttuurin kehittäminen vaatii pitkäjänteisyyttä ja johdon jatkuvaa tukea. Organisaatiokulttuurin juurtuminen tapahtuu päivittäisten tekojen kautta. Jokainen kerta, kun tiimi käyttää dataa päätöksessään, jokainen koulutus, jokainen johdon antama tunnustus dataa hyödyntäneelle projektille. Ne kaikki vahvistavat datakulttuuria ja viestivät siitä, että tiedolla on aidosti arvoa organisaation toiminnassa.
Kun datan hyödyntämisestä tulee luonnollinen osa työpäivää, ei erillinen vaihe tai vaatimus, kulttuuri alkaa kantaa itse itseään. Pienet teot kasaantuvat ja vähitellen dataohjautuvuus juurtuu osaksi organisaation tapaa toimia.
Kulttuuri ei ilmene ainoastaan näkyvässä käyttäytymisessä, se heijastaa myös organisaation arvoja ja identiteettiä. Kun datan hyödyntäminen kytkeytyy perusarvoihin, kuten avoimuuteen, luottamukseen tai vaikuttavuuteen, tiedolla johtaminen alkaa tuntua luonnolliselta osalta yhteistä tekemistä.
Tämän artikkelisarjan aikana olemme tarkastelleet jokaista tietojohtamisen osa-aluetta erikseen ja nyt lopuksi kulttuuria niiden yhdistävänä tasona. Ilman kulttuurista pohjaa strategian tavoitteet jäävät irrallisiksi eivätkä siirry käytäntöön. Menetelmät ja arkkitehtuurit pysyvät paperilla, jos ihmiset eivät omaksu niitä. Teknologia ei tuo hyötyjä, ellei sen käyttö ole luonteva osa työtä. Organisointia ei noudateta, jos ei ole kulttuuria, joka tukee yhteistyötä ja vastuunottoa. Ja vaikka koulutuksia järjestettäisiin, osaaminen ei kehity, jos oppimista ei arvosteta ja tueta.
Lopulta juuri kulttuuri ratkaisee, muuttuuko tietojohtamisen tahtotila kestäväksi toimintatavaksi. Se ei ole viimeinen palanen, vaan ehto sille, että kaikki muut palaset loksahtavat paikoilleen.
Joel Määttä
