27.09.2022

Vinkkejä ison IT-järjestelmän vaihtoon

Hei,

IT ja laajat perusjärjestelmät ovat nykyisin käytännössä kaiken toiminnan perusta. IT mahdollistaa uudet innovaatiot, luo hyvinvointia ja vapautta ihmisille sekä nostaa organisaatioiden tehokkuutta entistä ketterämpiä toimintatapoja tarjoten. Erityisesti kuluttajaliiketoiminnassa tämä useimmiten pitää paikkansa. Mutta varsinkin isompien organisaatioiden sisäiset järjestelmät – massiiviset toiminnanohjausjärjestelmät, potilastietojärjestelmät ja monet muut perusjärjestelmät – ovat usein haastavampia niin hyödyiltään kuin kustannuksiltaan. Pahimmillaan erityisesti laajat perusjärjestelmät toimivatkin kaiken edistymisen jarruna ollen ihmisen hallintakykyä monimutkaisempia, jäykkyyttä tuovia, työllistäviä rahareikiä.

Olen ollut pitkään suomalaisten merkittävien organisaatioiden IT-johdon yhteistyöryhmän, IT Forumin, vetäjänä. Useita kertoja on yritetty ratkoa perusjärjestelmien toimintaan, käytettävyyteen ja niihin riippuvuuden syntymiseen liittyviä ongelmia. On usein tuntunut kuin massiivisen toiminnanohjausjärjestelmän myötä on syntynyt ”pakkoavioliitto”, josta ei ole ulospääsyä. IT Forumissa onkin ollut yhtenä teemana ”Onko elämää XX:n jälkeen” (jossa XX = laaja, käyttöönotettu ERP).

 

Elämää massiiviseen perusjärjestelmään sitoutumisen jälkeenkin

Laajojen perusjärjestelmien hankinta on organisaatioille luonteva tapa toimia. Oikeastaan usein ei ole – tai ei nähdä – muita vaihtoehtoja. Kysymys vain on siitä, mikä perusjärjestelmä otetaan käyttöön. Usein olen huomannut, että tosiasiallinen päätös tulee jo annettuna tekijänä ylimmältä johdolta: ”Otetaan XX kun se toimi hyvin edellisessäkin johtamassani organisaatiossa / kollegaorganisaatiolla”.  Tällainen hankinta tuntuu turvalliselta. Se on yhtä turvallista ja varmaa kuin pitäytyä Microsoftin toimistojärjestelmissä: toimii riittävän varmasti, yleisesti ja ainakaan ei tule riskejä (eikä virheitä).

Mutta jonain päivänä onnistunutkin hankinta vanhenee, osoittautuu kerta kaikkiaan liian kalliiksi tai organisaation toiminta muuttuu siten, että järjestelmän vaihtaminen on välttämätöntä: miten koko ”organisaation toiminnan ahmaissut” perusjärjestelmä vaihdetaan. Onko olemassa muita vaihtoehtoja kuin lähteä samaan uudestaan: mikä on seuraava laaja perusjärjestelmä ja miten massiivinen järjestelmävaihto tehdään, jossa suurin asia aina on siihen liittyvä kulttuurimuutos, ei itse teknisen järjestelmän vaihtaminen.

 

Case massiivisen finanssijärjestelmän vaihtaminen

Olen ollut massiivisen finanssijärjestelmän vaihtoprosessissa, jossa organisaation toiminta muuttui ja vaihtoehtona ei ollut uuden monoliittisen finanssijärjestelmän hankinta. Syynä toiminnan muutoksen ohella oli organisaation ulkopuolelta tullut muutoksen nopeus (jota voi verrata vaikkapa yllättäviin yritysjärjestelyihin ja toimialojen muuttumiseen), joka ei antanut aikaa toteuttaa uuden massiivisen perusjärjestelmän hankinta- ja käyttöönottotyölle.

Eroon vanhasta perusjärjestelmästä piti päästä pääosin vuodessa. Tilannetta voi verrata vaikkapa kansainvälisten ERP-järjestelmien tai potilastietojärjestelmien vaihtamiseen vuodessa.

Organisaation liiketoimintastrategiasta oli johdettu IT:n rooliksi: IT mahdollistaa sekä liiketoimintapäätösten että IT-järjestelmäsalkun mahdollisimman suuren vapausasteen. Tätä juhlavaa tavoitetta pääsimme sitten käytännössä toteuttamaan vanhasta perusjärjestelmästä luovuttaessa. Organisaation IT-arkkitehtuuri oli rakennettu vahvasti datan varaan: data ja dataosaaminen oli irrotettu niin tästä massiivisesta perusjärjestelmästä kuin muistakin pienemmistä organisaation järjestelmistä omiin käsiin. Kaikki data kopioitiin systemaattisesti ja liiketoiminnan tarpeisiin muotoiltuna (käsitemallinnettuna) organisaation omiin käsiin ja organisaatioon oltiin luotu laaja kyvykkyys käsitellä ja hyödyntää dataa.

 

Järjestelmävaihto evoluutiona revoluution sijaan

Massiivinen ja monoliittinen finanssijärjestelmä vaihdettiin evoluutiona, ei revoluutiona. Finanssijärjestelmän keskeiset toiminnot hankittiin markkinoilta etsien kunkin alueen alan parhaat erillisjärjestelmät: asiakastietojen hallintajärjestelmä, luottojärjestelmä, perintäjärjestelmä jne. Toimittajat olivat perinteisten massiivisten järjestelmien toimittajien sijaan pienehköjä, joskus jopa startup-tyyppisiä yrityksiä. Näissä oli ketteryyttä, luovuutta ja ennen kaikkea myös täydellinen innostus ja sitoutuminen merkittävää asiakasorganisaatiota palvelemaan.

Tämä evoluutiona tapahtunut järjestelmävaihto järjestelmäosa kerrallaan oli kuin vanhan juustomöhkäleen nakertaminen reikäjuustoksi ja vähitellen koko vanhan juustomöhkäleen häviäminen.

Muutos tapahtui hämmästyttävän nopeasti: uudet täsmäjärjestelmät olivat aivan eri tasoa kuin vanha finanssijärjestelmä ja vastasivat samalla myös organisaatioon muuttuneisiin tarpeisiin. Kun käyttäjät saivat parempaa niin kulttuurimuutoskin sujui myötäkarvaan.

Lopputuloksena finanssijärjestelmä poistui käytöstä vuodessa. Kukaan ei jäänyt kaipaamaan sitä eikä varsinkaan sen kustannuksia, joilla oli elätetty ison järjestelmätoimittajan laajaa osaa.

 

Muutoksen työkaluna tiedon johtaminen

Tämä evoluutiona tapahtunut järjestelmävaihto edellytti:

  • IT-johdon (joka tässä vaiheessa en ollut minä) vahvaa kokemusta ja ennen kaikkea näkemyksellisyyttä IT:n johtamisesta ja toimittajahallinnasta
  • liiketoimintajohdon ja IT-johdon vahvaa yhteistyötä ja luottamusta
  • datan ja datatyön omiin käsiin ottamista
  • innostunutta ja luovaa yhteistyötä tietohallinnon ja liiketoiminnan kesken

Keskeisin konkreettinen IT-ratkaisu evoluution läpiviennissä oli tietovarastoinnin luova hyödyntäminen sekä tiedon johtaminen kyvykkyys.

Koko prosessin ajan kaikki datat – niin vanhan, poistuvan järjestelmän kuin uusien käyttöön otettavien järjestelmien – olivat organisaation omissa käsissä ja työkaluina muutoksessa.

Järjestelmämuutoksenkin keskellä toimivan johdon raportoinnin ja analysoinnin lisäksi tietovarastointiratkaisun periaatteita käytettiin integraatioissa. Samaa dataputkea eri rytmillä tietoja siirtäen rakennettiin niin tietojohtamisen palvelut kuin integraation uusien järjestelmien kesken. Yhtäkään suoraan integraatiota ei rakennettu järjestelmien kesken eikä tietoa tarvitseman ja luovuttavan järjestelmän tarpeisiin tietoa muotoilemalla.

Kaikki järjestelmäosat siirsivät tietovarastoinnin käsitemallinnetussa muodossa tiedot yhteiseen tietokantaan, josta tietoa tarvitse järjestelmä luki ne. Toimittajat toki joutuivat hiukan epämukavuusalueelle kun suoraan ”heidän tarpeisiinsa” tuotettua tietoa ei tarjoiltukaan, mutta siksipä olikin mainittua pienten ja ketterien sekä asiakkaaseen sitoutuneiden, innostuneiden pienempien toimittajien verkosto.

Kävipä tämän luodun IT-arkkitehtuurin kanssa niinkin, että tästä ”järjestelmäpaletista” uusittiin osia ja muutos kävi hyvin ketterästi, koska uuden järjestelmäosan toimittajalta ei tarvinnut tilata kuin yksi lisäpalvelu: heidän järjestelmänsä datat organisaation tietovarastoon käsitemallinnetussa muodossa.

 

Olisiko vielä muitakin tapoja

Olen ollut mukana tekemässä ja seuraamassa ATK:n (IT:n) kehityskulkua 35 vuotta. Seuratessani ja päästessäni mukaankin isojen organisaatioiden laajoihin – ja todella kalliisiin – perusjärjestelmien hankintoihin ja käyttöönottotöihin on aina silloin tällöin palannut mieleen ”vanhat hyvät ajat”. Isojakin järjestelmiä rakennettiin itse, ihan omista liiketoiminnan lähtökohdista, ihan omalla tiimillä. Ensin tehtiin systeemisuunnitelma (suunniteltiin kokonaisuus: työnkulut, tietovarannot, käyttöliittymät, yhteydet), sitten IT-suunnitelma (IT-toteutuksen täsmällinen speksi) ja lopulta ohjelmoitiin se mitä oltiin suunniteltu. Saatiin järjestelmä, joka istui kuin hyvä nahkahanska käteen. Tietovarasto rinnallekin syntyy hyvin ketterästi, koska tietovarantojen rakenteet ovat jo omissa käsissä ymmärrettynä. Valmisohjelmistojen markkinoille tulon myötä isojen organisaatioiden oma IT purkaantui pitkälti osto- ja projektihallintatoiminnaksi.

Mitä tuo voisi olla tänä päivänä: pienehkö huipputiimi, jossa osataan johtaa, mallintaa, suunnitella, speksata ja koodata järjestelmä. Se mikä aikanaan jäi aika etäiseksi – liiketoimintavetoisuus ja käyttäjäkeskeisyys systeemityössä – osataan tänä päivänä jo melko hyvin. Siitä kun erityisesti vielä huolehdittaisiin varmistamalla tämän huipputiimin oikea asenne ja kyvykkyys työskennellä liiketoimintavetoisesti ja käyttäjäkeskeisesti niin saattaisi olla mahdollisuus tehdä ihmeitä paljon pienemmillä kustannuksilla ja lyhemmässä ajassa kuin hankkimalla valmisjärjestelmiä. Ja ennen kaikkea saada aikaan järjestelmä, joka ilahduttaa myös käyttäjiä.

Jos olisin tilanteessa, jossa saisin ja joutuisin tekemään laajan perusjärjestelmän hankintapäätöksen ja vastaamaan sen onnistumisesta, tekisin tämän oman tiimin ja edellä kuvatun evoluutiomallin yhdistelmän.

 

Yhteenveto

Elämää siis on laajankin perusjärjestelmän käyttöönoton jälkeen, jos on syytä tai jopa pakko vaihtaa se hallitusti.

IT-johdolta se edellyttää hyvin vahvaa näkemyksellisyyttä ja kokemusta järjestelmäratkaisuista, IT-arkkitehtuurista ja toimittajahallinnasta. Sekä riskinottokykyä, koska ”best-of-the-breed”-ohjelmistoista – tai oman tiimin voimin – rakennettu kokonaisuus ei ole standardikonsepti kuten uuden toiminnanohjausjärjestelmän tmv. laajan perusjärjestelmän hankinta on.

Tietoa pitää osata johtaa. Se tarkoittaa niin IT-ratkaisuja kuin organisaation kompetensseja ja toimintamalleja.

Ei siis helppo tie, mutta taatusti helpompi kuin ”pakkoavioliitosta seuraavaan” siirtyminen. Ja tie päästä eroon ”pakkoavioliitosta”. Suosittelen lähtemään matkalle hyvissä ajoin kun alkaa olla selvää, että massiivisesta perusjärjestelmästänne on päästävä eroon – yrityksemme toki vahvalla kokemuksellaan auttaa mielellään teille sopivan kehityspolun tunnistamisessa.

 

Terveisin

Jari Ylinen
jari.ylinen@arihovi.com

Jari Ylinen toimii Ari Hovin toimitusjohtajana. Jarilla on pitkäaikainen kokemus liiketoimintavetoisen IT:n kehittämisestä koodaamisesta tietohallintojohtamiseen. Viimeiset vuodet hänen päätehtävänsä ovat olleet erikoissairaanhoidon tiedon johtamisen ja tietojohtamisen laajojen hankkeiden toteutus ja muutosjohtaminen.

Ps. Kansainvälisen tiedonhallinnan kattojärjestön DAMA:n sertifiontikurssi on jälleen saatavilla.

Data Management Fundamentals and DAMA Certification Preparation

Isot kansainväliset organisaatiot soveltavat usein DAMAN DMBOK -viitekehystä tiedonhallintaan. Sen tunteminen onkin suotavaaa kaikille tiedonhallinnan ammattilaisille.

Koulutus pidetään paikan päällä Helsingissä. DAMA:n tiedonhallinnan sertifikaateista (CDMP) vastaava Vice President Chris Bradley toimii kouluttajana, eli voit kysyä kysymyksiä alan johtavalta asiantuntijalta.

Koulutuksen antaa sinulle valmiudet suorittaa CDMP sertifioinnin vaatiman kokeen, joskin koulutukseen osallistuminen ei edellytä kokeen tekemistä – Valmennus toimii itsenäisenä kokonaisuutena tiedonhallinnan kaikista osa-alueista (esim Data Governance,- Quality, Modelling jne).

Lisätiedot ja ilmoittautuminen tästä.

 

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä

Tiedolla johtaminen

ILMAINEN WEBINAARI: Tiedon johtamisella liiketoimintaketterään IT-arkkitehtuuriin

Lue lisää
Datan hallinta

Data Management Fundamentals and DAMA Certification Preparation

Lue lisää

Tietojohtamisen työkalusto toimii vain huollettuna

Lue lisää