Hei,
Tarvitsemme jonkin menetelmän jolla kuvata tietoja laajoilta alueilta, jopa koko organisaation tasolla. Ylätason käsitemallit ovat korkean tasonsa ja ei-teknisyytensä vuoksi hyvin ymmärrettäviä liiketoimintaihmisille ja auttavat kommunikoinnssa myös teknisten tahojen kanssa.
Kerron tässä, mitä tarkoitetaan helikopteritason käsitemallilla, miten se tehdään ja mitä hyötyä siitä on.
Ajattele karttoja
Olemme tottuneet käyttämään eri tasoisia karttoja. Jos haluat tietää missä on Mannerheimintie 5 Helsingissä, arvostat melko tarkkaa karttaa.
Jos haluat tietää, mitä eri alueita ja kaupunginosia Helsingissä on, mitä teet? Tämänhän me osaamme: zoomaamme kauemmaksi ja näin saamme koko Helsingin ruudulle ja kohta ymmärrämme ylätasolla Helsingin rakenteen.
Jos haluamme nähdä missäpäin Suomea Helsinki on, siirrymme taas ylemmän tason karttaan.
Karttaesimerkin toisessa ääripäässä olisi Mannerheimintie 5 -rakennuksen tarkat rakennuspiirustukset. Asiantuntijoille tarpeen, muille vaikealukuisia.
Datastakin voi tehdä karttoja
Tietojen kanssa voi toimia samalla tavalla. Tiedot on talletettu järjestelmien takana oleviin tietokantoihin. Niistä voi tehdä järjestelmätasoisia karttoja (vrt. kaupunginosan kartta) eli käsitemalleja. Niistä tehdään tai on tehty tietokantatason teknisiä tietomalleja (vrt. rakennuspiirustukset).
Harvemmin kuitenkaan tehdään laajempia käsitemalleja, jotka vastaisivat Helsingin karttaa tai koko Suomen karttaa.
On kuitenkin täysin mahdollista tehdä koko yrityksen tiedot käsittävä kartta, joka on ylätason kartan tavoin ylemmällä tasolla, piilottaen tarpeettoman yksityiskohdat.
Tässä kuvaan siis miten ja miksi tehdä korkean tason, ei-tekninen näkymä koko yrityksen tiedoista menemättä tekniselle tasolle.
Miten tehdä ylätason malleja
Karttojen kohdalla ymmärrämme helposti zoomaamisen ylöspäin. Emme ehkä ole ajatelleet sitä paljon, mutta zoomatessa karttaohjelma osaa tehdä tiettyjä toimintoja, jotta ruudulle mahtuisi nyt isompi alue.
Jotta voimme nähdä laajemman alueen, on karsittava yksityiskohtia. Karttaohjelmat alkavat ylöspäin zoomatessa vähitellen häivyttää kadun nimiä, kokonaisia katuja ja rakennuksia jne
Tiedon mallinnuksessa toimimme hieman vastaavalla tavalla. Käsitellään asiaa ensin teknisesti.
Siirryttäessä ylemmälle tasolle olemassa olevassa käsitemallissa, siitä jätetään pois yksityiskohtia. Käsitteiden attribuutit (kuten asiakkaan nimi ja osoite) jätetään pois. Kaikki tyypityskäsitteet pois (kuten asiakassegmentti). Suurin piirtein kaikki vain yhteen toiseen käsitteeseen liitetyt käsitteet – ns. riippuvat käsitteet – jätetään pois (kuten lisätiedot). Kaikki käsitteiden väliset ns. moni-moneen käsitteet jäävät pois (esim asiakkaan rooli tiliin).
Tuossa oli esimerkkejä siitä miten yksityiskohtia karsitaan olemassaolevasta mallista (vrt kadun nimien häivyttäen ylätason kartasta).
Ylätason malli puhtaalta pöydältä
Olen monasti ollut tekemässä ylätason mallia workshopissa, aloittaen alusta.
Yksi tapa aloittaa on hakea ensin tärkeitä ns. master käsitteitä. Liiketoimintaihmiset ymmärtävät ne hyvin termillä perusrekisterit, kuten tuotteet, työntekijät, tuotteet, asiakkaat, kalusto, oma organisaatio. Siis stabiileja, suhteellisen vähän muuttuvia, melko vähän tietorivejä sisältäviä. Mutta supertärkeitä.
Master -tiedoille on tyypillistä, että juuri ne menevät yli organisaatiorajojen. Asiakkaita käsitellään monessa paikkaa, kaikkialla on työntekijöitä jne. Juuri siksi ne ovat mainio tapa aloittaa yli organisaatiorajoien menevää mallinnusta. Näistäkin vähemmän tärkeitä voi jättää pois.
Seuraavaksi voi miettiä mitä tapahtumakäsitteitä on. Niitä ovat esim. osto, myynti, tilaus, tilitapahtuma, klikkaus, asiakaskontakti. Juuri näistähän liiketoiminta on kiinnostunut, nimenomaan liitettynä masterdatoihin, kuten ”paljonko tilauksia eri osastoilla on tuotteesta X”. Englanniksi ”transactions by masterdata”.
Ylätason mallissa jätämme vähämerkitykselliset tapahtumat pois ja yhdistelemme tapahtumia (esim. tilaus, toimitus ja laskutus samaan käsitteeseen tai yhdistettynä).
Kolmanneksi voi miettiä mitä ns. sopimuksia on, kuten vakuutus, pankkitili, liittymäsopimus.
Ohjaavana tekijänä tällaisessa mallinnuksessa on, että malli mahtuu A4:lle. Voi tuntua aluksi vaikealta, mutta keskittymällä kaikkein tärkeimpiin käsitteisiin isokin alue mahtuu.
Käyttöalueita
Käsitemallinnusta tehdään yleensä yhdestä sovellusalueesta kerrallaan. Monasti nekin ovat hyvin laajoja ja teknisiä – siis vaikeasti luettavia. Tarvitsisimme kuitenkin kipeästi niitä laajempia malleja. Mitä tietoa meillä missäkin on, mitkä ovat yhteisiä, yrityksen tason tietoja.
Ylätason mallit ovat todella hyödyllisiä tietovarastoja rakennettaessa. Ilman ylätason mallia tietovarastoa rakennetaan usein lähtöjärjestelmä kerrallaan, jolloin tietovarastostakin tulee siiloutunut.
Sen sijaan meidän pitäisi nähdä – ylätason mallista – mitkä ovat yhteisiä tietoja, ja rakentaa tietovarastoa niiden ohjaamana.
Ylätason mallia tarvitaan myös informaatioarkkitehtuuria tehtäessä.
Valitettavan harvoin sitä on käytetty ERP-ohjelmistojen valinnan tukena, seurauksena yhteensopimattomia, päällekkäisiä järjestelmiä.
Nykytilanteen ongelmia
Kun tiedonhallinnan konsultti kysyy, onko tehty käsitemalleja, saa usein vastaukseksi että onhan niitä tehty, lähetämme niitä sinulle. Malleja tosiaan löytyy. Mutta yleensä ne ovat hyvin teknisiä ja laajoja. Jos niitä näyttää liiketoimintaihmisille, käy niinkuin käsitemallikouluttajamme Alec Sharp sanoo ”they lit their hair in fire and run screaming away”!
Myös asiantuntijoille ko. mallien tutkiminen on työlästä. Ruudulle mahtuu vain pieni osa kerrallaan. Ne on sekavasti sommiteltu ja käsitteiden väliset viivat saattavat mennä toisten käsitteiden alta. Malleja on useita yrityksen eri alueilta ja ne ovat keskenään eri tasolla ja tyylillä tehty.
Onko käsitemallit tehty? Kyllä, rasti ruutuun. Mutta niiden käyttökelpoisuus on hyvin kyseenalainen.
No, asiantuntija saa lopulta selvää, mutta aikaa kuluu.
Ylätason mallin tulee olla hyvin selkeä ja helppotajuisesti piirretty, siihen pannaan paukkuja. Joskus leikkisästi sanon, että mallin pitää olla niin kaunis, että se ”ripustetaan olohuoneen seinälle”.
Mutta oikeasti, ylätason käsitemallin pitäisi riippua johtoryhmän seinällä! Mieluiten isolla screenillä jo jollakin hyvällä käsitemalliohjelmalla tehtynä. Luonnollisesti se olisi ajantasalla.
Blogin otsikon ohi: tietysti myös sovellusaluekohtaisten mallien pitäisi olla helppolukuisia ja mahdollisimman ymmärrettäviksi tehty.
Yhteenvetoa hyödyistä
Ylätason mallien avulla lisäämme yhteistä ymmärrystä eri osapuolten kesken, kuten liiketoiminnan edustajat, IT-henkilöt, konsultit ja analyytikot. Ne toimivat kommunikointivälineenä IT-henkiöiden ja liiketoiminnan välillä tarjoamalla yhteistä kieltä ja käsitteistöä. Ne tarjoavat selkeän visuaalisen kuvan.
Ylätason mallin avulla voi tarkastella organisaation tietotarpeita jo ennen varsinaista toteutusta. Mallien avulla voi havaita epäjohdonmukaisuuksia ja aukkoja. Esimerkiksi yhdessä casessa huomattiin, että kallis investointi (tässä kulkuväline) ikäänkuin hukkui välillä eri osastojen välisissä toimissa vaikeuttaen investoinnin tuottolaskentaa.
Hyötynä on myös, että voidaan varmistua, että datapohja tukee organisaation yleista strategiaa ja tavoitteita oikealla tavalla. Näin voidaan tukea data-driven päätöksentekoa.
Ylätason mallin avulla nopeutetaan tietovaraston toteutusta eräänlaisena master-planina.
Lopuksi
Ylätason helikopterimallit voivat helposti jäädä tekemättä. Suosittelen kuitenkin lämpimästi. Kuten karttojen kohdalla, eri tasoiset näkymät palvelevat eri käyttötarkoituksia. Kokonaisuuden hahmottaminen ja ymmärtäminen on todella tärkeää.
Ihminen ei pysty samanaikaisesti ja samasta näkymästä käsittämään laajoja kokonaisuuksia ja yksityiskohtaisia kuvauksia. Tarvitaan siis molempia,
Ystävällisin terveisin,
Ari Hovi
Ps. Tutustu syksyn tuleviin koulutuksiin tästä. Paljon uutta tiedossa, joten kannattaa käydä kurkkaamassa!
