14.02.2023

Data governance – improvisaatiota vai ohjattu näytelmä?

Hei,

Datanhallinan viitekehykseen liittyvän blogisarjan toinen osa on nyt luettavissa! Tällä kertaan kirjoittajana todella kokenut Data Governance osaaja sekä alan vaikuttaja Minna Oksanen!

Teemme yrityksenä datan kehittämiseen liittyvää konsultointia sekä neuvonantoa. Ari Hovi itse on aikanaan kehittänyt kuuluisan ”Pöydänjalkamallin”. Se on viitekehys, jonka avulla tietoarkkitehtuuria ja tietojohtamista voidaan tarkastella erillisten osa-alueiden kautta.

Pöydänjalkamallin osa-alueet ovat:

  • Datastrategia
  • Työn organisointi
  • Arkkitehtuuri + menetelmät
  •  Työkalut + teknologia

 Vertaus pöydänjalkoihin tulee pöydän neljästä jalasta: mikäli jalkoja on vain yksi tai kaksi, pöytä ei pysy lainkaan pystyssä. Jos jalkoja on kolme, pysyy se jotenkuten pystyssä, mutta on vaarassa kaatua. Sen lisäksi, että pöydänjalkoja tulee olla oikea määrä, niin näiden tulee olla yhdenmittaisia. Pöytälevynä on organisaation tiedonhallinnan kulttuuri.

 Kirjoitamme nyt neljän blogin sarjan, jossa käymme läpi jokaisen alueen yksityiskohtaisemmin läpi.

 Ensimmäinen blogiteksti keskittyi datastrategia-pöydänjalkaan ja nyt tämä toinen pureutuu tiedonhallinnan organisointiin, josta myös käytetään nimitystä data governance.

 

Tiedolla ei voi johtaa, ellei tietoa johdeta

 Tietojohtaminen jaetaan sekä tiedolla johtamiseen eli tietojen hyödyntämiseen että tiedonjohtamiseen eli tietojen tuottamiseen. Tiedonjohtamiseen liittyy vahvasti tiedonhallinta, josta päästään siis takaisin data governanceen.

 Koska governance yleisesti tarkoittaa roolien, vastuiden, käytäntöjen ja standardien kautta asian hallintaa, niin data governance tarkoittaa tietojen hallinnointia, ohjausta ja johtamista. Joissain organisaatioissa data governancelle on vahva synonyymi tiedonhallintamalli. Käytän tässä artikkelissa myös tuota termiä tiedonhallintamalli kuvaamaan data goverancea.

 Jotta tämä teksti ei olisi vain pelkkää termien määrittelyä, niin aloitetaan vertauskuvalla näytelmä.

 

Miten näytelmäesitys muodostuu?

Ennen kuin esirippu avataan ensi-illassa, on tapahtunut jo paljon. Ensinnäkin tarvitaan käsikirjoitus, jonka pohjalta näytelmä syntyy, ellei ole kysymys improvisaatioteatterista. Kun meillä on käsikirjoitus, pitää valita näytelmälle ohjaaja ja näyttelijät. Lisäksi tarvitaan myös suunnitelma lavastuksesta, puvustuksesta ja muusta oheistyöstä.

Kun ohjaaja on valittu, niin näyttelijöille tehdään koe-esiintyminen. Näyttelijävalintojen jälkeen heille varmistetaan puvustus ja taustalla tehdään näytelmän lavasteet.

Vielä ennen näytelmän ensi-iltaa pitää harjoitella näytelmä, opetella roolien vuorosanat ulkoa ja varmistaa, että näytelmä toimii kokonaisuutena. Niin tästä taas poikkeuksena improteatteri, jossa vuorosanoja keksitään vasta esityksen aikana.

 Kun ensi-ilta tulee, niin näyttelijät osaavat roolinsa ja dialogi on sujuvaa. Näytelmässä on jokunen päähenkilö,  sivuhenkilöitä ja taustakuoro. Lisäksi näytelmää tukemassa on kuiskaaja, joka auttaa näyttelijöitä, jos joskus vuorosanat unohtuvat. Näin näytelmä pääsee jatkumaan sujuvasti.

 Näytelmä on harvoin vain yksittäinen esitys, vaan tavoite on jatkaa esityksiä mahdollisimman pitkään kuten suursuosion saanut Kiviä taskussa. Vaikka näyttelijät vaihtuisivat, voidaan näytelmää jatkaa. Taustalla on jatkuva prosessi, jolla varmistetaan, että uudet näyttelijät oppivat vuorosanansa ja saavat puvustuksen kohdalleen. Lavasteetkin saattavat kulua ja näitä uudistetaan.

  

Onko data governance improvisaatioteatteria?

 Ennen kuin organisaatiossa lähdetään aidosti kehittämään tiedonhallinnallista toimintaa voisi  tätä verrata improvisaatioteatteriin. Meillä on tiedossa esityksen ajankohta, näyttelijät, ehkä joitain lavasteita ja ohjaaja, mutta itse näytelmän kulusta ei voi tietää. Joka kerta esitys on erilainen.

 Samalta näyttää myös tiedonhallinta, eli jos ei ole systemaattisia toimintamalleja, kukin liiketoiminta toimii omien toimintamalliensa mukaan. Tästä en kirjoita enempää, vaan lukija voit itse päätellä, miltä lopputulos näyttää. Toivottavasti improvisaatioteatteri ei ole oman organisaatiosi tiedonhallinnan nykytila.

 Improvisaation sijaan keskitytään tekstissä siihen, miten organisaation tiedonhallinnasta tulee ”Kiviä taskussa” – näytelmä. Jos et vielä tiedä, niin kyseinen näytelmä on yksi Helsingin kaupunginteatterin pitkäikäisimmistä näytelmistä, jota on esitetty jo vuodesta 2002 yhtämittaisesti täysille katsomoille.

 

Miten data governance rakennetaan, jotta siitä tulee kuin “Kiviä taskussa”  – näytelmä?

DAMA DMBOK 2.0 viitekehyksen eli ”reikäleipämallin” mukaan tiedonhallinta syntyy kyvykkyyksistä ja menetelmistä, kuten tietomallinnus, tiedon laadun ja metadatan hallinta. Data governance on mallin keskiössä ja sen avulla johdetaan tiedonhallinnallista tekemistä varmistaen, että on olemassa toimivat roolit, tehtävät, vastuut, politiikat, standardit ja hallintamalli, joilla ohjaaminen tehdään.

 Hallintamallia voisi siis verrata näytelmän käsikirjoitukseen., sillä molemmissa on ennalta määritelty tarina, mitä ohjataan vuorosanoilla.

 Tiedonhallinnan kyvykkyyksillä, joita voisi verrata näytelmän kulissien takaiseen toimintaan, varmistetaan, että näytelmä saadaan toimivaksi. Puvustus on kuin tietoarkkitehtuuri, jokaiselle roolihahmolle on olemassa sopivat vaatteet kuten jokaisella tiedon omistajalla on olemassa tietty tietoalue, joka on määritetty hänen vastuulleen.

 Lavastus taas vastaa siitä, että näytelmän kulissit ovat kunnossa, eli organisaatiossa on toimivat tiedonhallinnan kyvykkyydet, menetelmät ja työvälineet. Löytyy tietokatalogi, liiketoimintasanasto, tiedonmallinnusväline jne. joita tarvitaan hyvän tiedonhallinnallisen ratkaisun tuottamiseen. Kuten lavasteita uusitaan, niin uusitaan myös tarvittaessa työvälineitä. Kokemuksenani, on ollut, että tiedonhallinnan kyvykkyyksien rakentaminen voi olla hidas prosessi, siksi on hyvä lähteä testaamaan niitä heti kuin mahdollista, jotta voidaan löytää kehitettäviä osa-alueita ja saadaan aloitettua harjoittelu. Eihän näytelmän harjoituksissakaan ole vielä lopulliset kulissit. 

 Näytelmällä tulee olla ohjaaja, jonka vastuulla on tehdä näytelmästä onnistunut esitys. Tiedonhallinnassa on  jokin organisaatio, joka vastaa siitä, että hallintamalli on muodostettu ja on käytössä. Tiedonhallinnan johtaminen ei ole järjestelmä- tai palvelukehityssidonnaista, vaan tietoja pitää johtaa omana kokonaisuutena, koska tieto ei ole sidottu järjestelmiin vaan liiketoiminnan prosesseihin.

Kun näytelmän puitteet ovat kunnossa, alkaa näyttelijöiden valinta. Valintakriteereinä on soveltuvuus rooliin ja myös yhteistyökyky muiden näyttelijöiden ja ohjaajan kanssa. Kun koe-esiintymisillä on löydetty oikeat henkilöt rooleihinsa, alkaa näytelmän harjoitukset. Näin tulisi olla myös tiedonhallinnan kyvykkyyksien jalkautuksen suhteen. Ei voi olettaa, että ilman koulutusta ja ohjausta kukin rooli osaisi omat tehtävänsä.

 Näytelmän roolitusta tehdessä tulee huomioida, että meillä on monenlaisia rooleja, päärooleja kuten tiedon omistajan (data owner) ja -vastuullisen (data steward tai data custodian) rooli ja taustarooleja, kuten tiedontuottajan rooli (data consumer). Tiedon omistajan rooli on aina liiketoiminnan rooli. Tietovastuullisen rooli voi olla myös tekninen esimerkiksi  järjestelmäkohtainen rooli. Roolituksessa on tärkeää, että löydetään oikeat henkilöt oikeaan paikkaan. Tässäkin tulee muistaa, että liiketoiminta vastaa omista tiedoistaan, ei IT-asiantuntijat, vaikkakin heillä on usein vahva osaaminen liiketoiminnasta. Vaikka tiedontuottajan rooli onkin massarooli johon ei liity omia vuorosanoja, on sen merkitys suuri erityisesti tiedon laadun osalta, koska kunkin tiedon tuottajan vastuulla on tuottaa laadukasta tietoa.

 Tiedon omistajia ja vastuullisia tarvitaan siihen, että määritetään omalle tietoalueelle laatukriteerit ja vielä ennen tätä määritetään, mitä tietoja omaan  tietoalueeseen kuuluu. Yksi tärkeimpiä tehtäviä on tunnistaa oman tietoalueen käsitteet ja dokumentoida ne, niin että kaikki näitä tietoja hyödyntävät ymmärtävät tiedot samoin. Toisin sanoen on tehtävä tietomallinnusta. Oma kokemukseni on, että käsitemallinnus vaatii kyllä mukaan jonkun metodologiaa tuntevan henkilön, joka voi fasilitoida mallinnuksen. Tiedon omistajien ja vastuullisten osana on tuoda sisältöä mallinnukseen.

 Näytelmäharjoitusten merkitystä ei sovi unohtaa. Itse asiassa itselläni on tästä hyviä omakohtaisia kokemuksia. Kun pääsee ohjaamaan lähes kädestä pitäen tiedonomistajien ja -vastuullisten työn jalkautusta, saadaan heille turvallinen kokemus oppia, mitä tehtäviä heidän vastuullaan on. Samanaikaisesti he myös sitoutuvat paremmin oman roolinsa vaatimuksiin. Koska tiedonomistajan rooli on liiketoiminnallinen rooli, ei liiketoiminnalla useinkaan ole entuudestaan tietoa, mitä tiedonhallinta tarkoittaa. Ohjaajalla on siis suuri merkitys, miten tiedonhallintamallin jalkautus onnistuu.

 Kun esirippu aukeaa ensi-illassa, niin kaikki on kohdallaan näytelmässä. Tämä varmistetaan sillä, että näytelmällä on ensin kenraalinharjoitus ja mahdollinen ennakko ensi-ilta. Siksi tiedonhallintaakin tulisi jalkauttaa pilotoiden ensin jollain tietyllä pienemmällä tietoaluekokonaisuudella, jotta nähdään, mitkä mallin osa-alueet toimivat, ja mitkä vielä vaativat hiontaa.

 Varsinkin isossa organisaatiossa, jossa on useita omistettavia ja hallittavia tietoalueita, pilotoinnin merkitys kasvaa. Usein pilotoinnissa aloitetaan jonkin yksittäisen liiketoiminta-alueen tiedoilla tai vaihtoehtoisesti mastertiedoilla esimerkiksi tuote- tai asiakastietojen tietoalueilla, joiden merkitys on suuri koko organisaation tasolla ja jalkautuksella saadaan laaja-alainen hyöty. Erityisesti tiedon laatuun liittyvissä ongelmissa mastertiedoissa olevat ongelmat tulee korjata hallitusti hallintamallin mukaan, koska näiden korjausten vaikutus näkyy laajasti koko organisaatiossa. Esim. miten huomioidaan korjaus kirjanpidossa, kun kirjanpito ei saa muuttua.

 Vihdoin meillä on ensi-ilta ja näytelmä on kalenteroitu useaksi illaksi eteenpäin. Mitä tapahtuu, jos jokin näyttelijöistä unohtaakin vuorosanansa tärkeässä kohdassa. Tällöin apuun tulee kuiskaaja, joka auttaa dialogin etenemistä taustalla. Tiedonhallinnan jalkautuksen jälkeen näin voi käydä myös vaikka tietovastuulliselle. Siksi tulisi olla olemassa organisaatio, joka pystyy auttamaan tarpeen tullessa.

 Kuitenkaan kuiskaajan rooli ei saa olla merkittävä, eli, kunkin tiedonhallintamallin mukaisen roolin henkilön tulisi osata omat tehtävänsä ja huolehtia vastuistaan, eikä säilyttää niitä esim. tiedonhallinnan organisaatiolle tai järjestelmäkehityksen osaksi. Kuten jo aikaisemmin on tullut mainittua liiketoiminta itse on vastuussa omista tiedoistaan, ei sisäinen it-osasto eikä ulkoinen palvelutoimittaja.

 Vielä on esittelemättä yksi tärkeä rooli, eli se, joka määrittää kuinka pitkään näytelmää esitetään. Kyse on yleisöstä. Jos näytelmää myydään täysille katsomoille useita vuosia, ei ole tarve lopettaa näytelmää. Jos taas näytelmällä ei ole yleisöä, niin näytösten määrä jää kovin vähäiseksi. Yleisö tiedonhallinnan kontekstissa tarkoittaisi tiedonhyödyntäjiä.

Kun tiedonhallinta on onnistunutta, on tiedonhyödyntäjätkin tyytyväisiä. Onnistuneessa tiedonhallinnassa kiteytetysti sanottuna tiedot tunnetaan, tiedon laatu on kunnossa ja meillä on prosessit ja toimintamallit toiminnan varmistamiseksi. Toiminnallisuutta tulee mitata ja seurata, kuten seurataan yleisömääriä näytelmässä.

 Kuten näytelmässä niin organisaatiossakin henkilöt voivat vaihtua. Jatkuvuuden varmistamiseksi on oltava hallintamallissa prosessi, jolla uudet rooleihin nimetyt henkilöt koulutetaan ja sitoutetaan rooliinsa. Tiedon hallintamalli on siis jatkuvan prosessin kuvaus ei yksittäisen projektin loppuraportti.

 

Kommunikaation merkitys tiedonhallinnan kulttuurissa ja tietojohtamisessa

 Vaikka meillä olisi kuinka hieno näytelmä, jos sitä ei markkinoida ennakkoon, niin yleisö ei löydä näytelmää. Vastaavasti käy myös tiedonhallinnan osalta, jos tästä ei viestitä, ei toimintamallit juurru organisatioon. Viestinnällä vahvistetaan tiedonhallinnan kulttuurin kehittymistä.

 Tiedonhallinnan kulttuuri syntyy siitä, että koko organisaatio tuntee hallintamallin toimintatavat, tietää oman roolinsa ja vastuut ja toimii näiden mukaisesti. Kokemuksesta voin sanoa että vahva tiedonhallinnan kulttuuri on pohjana hyvään tietojohtamiseen. Tietojohtaminenhan  koostuu sekä tiedon johtamisesta että tiedolla johtamisesta. Tiedolla johtaminen paranee, kun tiedonhyödyntäjät oppivat käyttämään yhteisiä laadukkaita tietovarantoja raportoinnissaan ja luopuvat omista yksittäisistä raporteistaan, jotka usein on toteutettu “Excelöimällä”. Haluan vielä lopuksi painottaa sitä, että tiedon johtaminen lähtee liikkeelle siitä, että tunnemme tietomme ja osaamme johtaa näitä. Ilman sitä tiedonhallinnan kulttuuria ei synny ja tiedolla johtaminen  jää yksittäisiksi improvisaatioesityksiksi.

 Ystvällisin terveisin,

Minna Oksanen, Senior Konsultti

Minna on vahva osaaja tiedonhallinnan eri osa-alueilla. Hänen suurin kiinnostuksensa on aina ollut tieto ja miten tietoa hyödynnetään. Minnan vahvuus on liiketoiminnan mallintaminen tieto- ja prosessimalleiksi.

Hän on osallistunut laajoihin tietovarastointi- ja raportointihankkeisiin, ja Minnalla on myös osaamista GDPR:stä. Hän on ollut mukana kehittämässä ja jalkauttamassa tiedonhallintamalleja ja ollut määrittelemässä organisaatioille tietoarkkitehtuureja.

Konsultointityön lisäsi Minna on toiminut kouluttajana ja nyt aloitettuaan Ari Hovilla hän on kouluttanut SQL-kieltä, tiedonmallinnusta ja tiedonhallintaa.

Ps. Ari Hovi järjestää jälleen erittäin ajakohtaisen kurssin Data Mesh-aiheeseen littyen:

Creating Data Products in a Data Mesh, Data Lake or Lakehouse for Use In Analytics

Miten rakennetaan datatuotteita uusilla teknologioilla?

Mike Ferguson on yksi maailman johtavia data-alan teknologia-analyytikoita ollen hyvin perillä uusista trendeistä ja teknologioista. Nyt kannattaa säästää aikaa ja tulla kuulemaan parin päivän ajan, mitä maailmalla tapahtuu ja voisiko sinun organisaatiosi hyötyä alan uusista suuntauksista, kun Data Mesh ja Data Lakehouse.  Kuulet käytännön toteutuksista sekä parhaista käytännöistä, tule siis mukaan!

Lisätiedot ja ilmoittautuminen tästä.

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä

Data Lakehouse -arkkitehtuuri

Lue lisää

Lähestymistapoja dataosaamisen kehittämiseen

Lue lisää

Tiedon elinkaari ja tiedonhallinta

Lue lisää