Hei,

Olin äskettäin asiakkaalla kouluttamassa SQL-kieltä business controllereille.

Kyselyjen kohteena oli taloushallinnan dataa, joka oli viety yrityksen keskitettyyn tietovarastoon.

Kaksi osallistujaa sanoi, että tämä oli yksi parhaista työpäivistä ikinä!

Mistä tällainen wow -efekti ja innostus tuli? Käydään ensin läpi vähän taustaa.

Yleisesti ymmärretään organisaation datan arvo. Liiketoimintaihmiset tarvitsevat raportteja ja dataa työnsä tueksi, mutta datan saaminen nopeasti omaan käyttöön on ollut vaikeaa.

Se kun on hajallaan eri järjestelmissä, etäällä. Datan saaminen tuntuu aina kestävän kauan ja kun sitä saa, se olikin jotain muuta kuin pyydettiin.

IT- organisaatiot pyrkivät helpottamaan tilannetta rakentamalla tietovarastoja ja BI-ratkaisuja. Niissä taas käy usein niin, että hanke on liian irrallaan liiketoiminnasta eivätkä käyttäjät edelleenkään koe saavansa tarvitsemaansa dataa riittävän nopeasti.

Tai liiketoiminnan ihmiset eivät vieläkään oikein tiedä mitä dataa olisi saatavissa ja miten sitä saisi käsiinsä.

Pelkillä vakioraporteilla ei nykymaailman kiihkeässä rytmissä selviä. Tarvitaan nopeasti uusia analyysejä – kysymys on nyt siitä kuka ne tekee.

Omatoimisen osaamisen arvo

Mainitsemani kurssilaisten riemu johtui pääasiassa siitä, että he kokivat voimaantumisen elämyksen päästessään kerrankin itse ja omatoimisesti dataansa kiinni ja saivat saman tien juuri sitä mitä halusivat.

Osa asiaa oli tietysti myös SQL-kielen oppimisen ilo. SQL-kieltä usein pelätään liikaa. Olen kouluttanut yli tuhat ihmistä siihen ja voin sanoa, että yhden – kahden päivän koulutuksella kuka tahansa Exceliä osaava oppii tekemään omiin tarpeisiinsa riittäviä kyselyjä.

Tietenkin tarvitaan myös helppokäyttöisempiä BI-työkaluja, mutta lyhytkin oppimispanostus SQL-kieleen jotenkin päästää ihmiset tosi syvälle dataan, rakenteisiin ja koko relaatiokanta-ajatteluun.

Tietokantojen rakenteiden ymmärtäminen sinänsä on arvokas asia. Liiketoimintaihmiset, jotka pienellä koulutuksella ovat oppineet sen, keskustelevat ihan eri tasolla IT-asiantuntijoiden kanssa.

Vaikka et itse tekisi kyselyä tai raporttia pystyt kommunikoimaan tarpeesi selkeästi toteuttajalle.

Tärkeitä pointteja: käyttäjät voivat itse hakea suuren osan juuri haluamaansa dataa ja liiketoiminta – IT -kommunikointi paranee.

Ja ehkä kaikkein arvokkain asia on tämä innostus ja wow-efekti, joka syntyy, kun itse päästään dataan kiinni. Innostus on supertärkeää missä tahansa hankkeessa!

Miksi ja miten

Saksalainen tietovarastojen huippuasiantuntija kertoi minulle omasta roolistaan tietovarastohankkeessa osuvasti: hänen keskeisin tehtävänsä on vastata kysymykseen ”miksi tietovarastoja tehdään”.

Se ei ole nimittäin mikään itsestään selvä asia, että muut organisaatioissa ymmärtävät mikä tietovarasto on ja että miksi se on keskeinen tietojohtamisen systeemi.

Hän opettaa IT-henkilöille liiketoimintanäkemyksiä ja myy dataratkaisuja liiketoiminnalle. Hänen mukaansa myyntiä ja ymmärrystä pitää olla, jotta asiat edistyvät.

Korostan vielä äsken mainittua myynti-asiaa. Tietovarastohanke, jota ei jatkuvasti esitellä, kouluteta ja perustella on vaarassa epäonnistua. Ja toisinpäin: tietovarastohanke, jossa ei kommunikoida ja kuunnella liiketoimintaa epäonnistuu varmasti.

Jotta liiketoimintaihmiset pääsevät itse datoihinsa kiinni tarvitaan laajamittaista ja jatkuvaa koulutustoimintaa ja tukea.

Data-alueella on paljon opittavaa. Kunnollisen koulutusstrategian ja suunnitelman tekoon kannattaa panostaa. Koskee myös IT-henkilöitä.

Dataohjautuvuus ja tietojohtaminen ovat organisaation oppimisprosesseja!

Tiedonhallinnan kulttuurin kehittäminen

Omatoimisen analytiikan yleistyminen onnistuu parhaiten kehittämällä samalla organisointiasioita.

Meillä on hyviä kokemuksia siitä, että on nimetty tietovastaavia eri organisaatioalueille. On taloushallinnon tietovastaava, henkilöstöhallinnon tietovastaava jne.

Tietovastaava on substanssiosaaja, joka perehtyy muita enemmän data-asioihin ja osaamiseen. Hän osallistuu alueensa raporttien ja analyysien kehittämiseen ja tutkii tiedon laatua säännöllisesti. Hän myös osallistuu käsitemallinnuksiin ja laatii käsitteiden ja tietojen määritelmiä.

Tiedonhallinnan kulttuurin kehittäminen on laaja alue. Tässä yhteydessä puhutaan myös data governancesta. Palaamme näihin myöhemmin.

Mikä on tietovaraston rooli

Ajattelepa että kylpyhuoneessa olisi hienot kaakelit ja kultaiset hanat, mutta vesi on huonoa, paine on kehno ja putket vuotavat. Näkymättömissä olevien rakenteiden pitää olla kunnossa, jotta veden käyttö sujuu.

Vastaavasti tarvitaan hienojen BI-työkalujen taustalle toimiva, laatuasioistakin huolehtiva tietovarastointi. Se ei näy suoraan kaikille käyttäjille, mutta on edellytys datan sujuvalle käytölle.

Tietovarastoinnissa siiloutunut data yhdistetään ja jalostetaan eteenpäin, jotta raportointi on nopeaa ja itsenäiskäyttäjätkin löytävät riittävän helposti tarvitsemansa luotettavan tiedon.

Tämä on IT-ammattilaisten tärkeää työtä.

Aiemmin kuvaamamme menetelmät käsitemallinnuksineen ja data vaultteineen ovat erittäin toimivia ratkaisuja tiedolla jotamiseen.

Kysymys on siitä, että tämän hyvän työn hedelmät kohtaavat liiketoiminnan todelliset tarpeet joustavasti.

Onko data luotettavaa?

Selvityksissä on todettu, että suuri osa dataa käsittelevien liiketoimintaihmisten ajasta menee tiedon laadun tarkastuksiin. Mistä kertoo se, että tarkastuksia tehdään niin paljon? Se kertoo luottamuksen puutteesta, ei siis luoteta datan laatuun.

Jos dataluottamus onkin jo tietovarastotasolla olemassa eli tiedot laatutarkastetaan kerran ja valmiiksi, paljon työtä säästyy! Voidaan keskittyä tärkeämpiin asioihin: analyyseihin ja johtopäätöksiin.

Itsenäinen datan käyttö edellyttää myös, että käyttäjien käytössä olevat tietorakenteet ovat riittävän yksinkertaisia ja datat sopivan valmiiksi jalostettuja.

Tietovaraston rakentajat muodostavat esityskerrokseen helposti kyseltäviä rakenteita ja valmiiksi laskettuja tunnuslukuja.

Entä IT:n rooli?

Myös IT-henkilöiden näkökulmasta datan itsenäiskäyttö on kannatettavaa.  Käyttäjien osaamisen ja omatoimisuuden kasvaessa pikaisesti tarvittavien tietopyyntöjen määrä vähenee.  Aikaa jää enemmän kehittämiseen.

Liiketoiminnan ja IT:n välinen kuilu on ollut olemassa niin kauan kuin muistan. Kumpikin osapuoli haluaa kuitenkin parantaa sitä, jos organisaation rakenteet tukevat tätä.

Entistä enemmän yritykset haluavat kehittää digitaalisia kyvykkyyksiään tai kehittää tekoälyä. Luinkin kerran mielenkiintoisen jutun, jossa IT-arkkitehtuurin keskeinen tehtävä on juuri kuroa umpeen IT: ja liiketoiminnan kuilua.

Myös tiedonhallinnan guru, Suomeen tässä kuussa tuleva Donna Burbank korostaa Data Governance-malleissa yhteistyötä eri heimojen välillä. Itsekin näkisin mielelläni sen nousevan yritysten prioritteetilistalla sinne kärkeen asti.

IT:n näkökulmasta myös kommunikointi liiketoimintaihmisten kanssa paranee huomattavasti, kun osaamistaso kasvaa.  Näin ollen liiketoiminnan osaaminen kasvu sataa ehdottomasti IT:n laariin.

Käyttöoikeuksien valvonta on luonnollisesti yksi IT:n tärkeistä tehtävistä.

Ymmärsitkö datat oikein?

Mainitsen vielä kestoaiheeni, nimittäin dataymmärryksen. Käsitteet ja data pitää yhdessä kuvata ja määritellä johonkin helppokäyttöiseen paikkaan. Kehittämämme Ellie kasvattaa suosiotaan juuri siksi; se luotu datan ymmärtämiseen.

Muuten samoja määrityksiä joudutaan tekemään uudestaan ja uudestaan ja seuraa kohtalokkaita väärinymmärryksiä.

Monesti eri ns ”heimot” puhuvat samasta asiasta eri nimillä. Usein juuri talouden, IT:n ja liiketoiminnan heimojen käsitteiden yhdenmukaistaminen on erityisen tärkeää.

Usein käy niin, että näitä kyllä pohditaan ja kirjataan ylös fläppitauluille ja Exceleille, mutta ne eivät välity yksiköltä toiselle. Juuri näiden ongelmien ratkaisemiseksi lähdimme miettimään, että mitä jos tähän olisikin olemassa hyvä pilvipohjainen softa – näin Ellie sai juuri alkunsa.

Jälleen kollaboraatio on keskeisessä roolissa.

Ellie onkin tuonut valtavan avun monille ja on tietysti kiva kuulla hyvää palautetta.

Käsitteiden ja tietojen kuvaamisessa juuri liiketoiminnalla on tärkeä rooli. Hehän tuntevat asiasisällön. IT-henkilöille on suuri helpotus, kun tiedot ja rakenteet on pitkälle jo määritelty.

Lopuksi

Aidosti tiedolla ohjautuva yritys tarvitsee nopealla tempolla dataa uusiin tarpeisiin.

Yhä useamman on saatava mahdollisuus ja osaaminen hakea itse datojaan. Tämä on tietojohtamisen tai data driven-kulttuurin perusta.

Loppujen lopuksi pääpointti on organisaation tiedonhallinnallisen osaamisen kasvattaminen ja parempi yhteistyö eri osapuolten välillä.

Ja siihen tarvitaan organisoinnin kehittämistä, paljon koulutusta ja tukea sekä kommunikointia.

Sekä tekniikkaa kuten taustalla oleva tietovarasto työkaluineen.

Lopputuloksena voi olla se paras työpäivä ikinä!

Ystävällisin terveisin,

Ari Hovi

PS. Mikäli kirjoituksessa kuvatut asiat kiinnostavat, kannattaa tutustua tulevaan koulutukseemme:

Data Management Fundamentals and DAMA Certification Preparation 2.-4.3.2020

Isot kansainväliset organisaatiot soveltavat usein DAMAN DMBOK -viitekehystä tiedonhallintaan. Sen tunteminen onkin suotavaaa kaikille tiedonhallinnan ammattilaisille.

DAMA:n tiedonhallinnan sertifikaateista (CDMP) vastaava Vice President Chris Bradley tulee nyt Suomeen kouluttamaan aiheesta.

Koulutuksen antaa sinulle valmiudet suorittaa CDMP sertifioinnin vaatiman kokeen,  joskin koulutukseen osallistuminen ei edellytä kokeen tekemistä – Valmennus toimii itsenäisenä kokonaisuutena tiedonhallinnan kaikista osa-alueista:

Introduction to the DMBoK

Data Governance

Data Quality Management

Master & Reference Data Management

Data Warehousing & BI Management

Data Modelling

Metadata Management

Data Architecture Management

Data Lifecycle Management

Data Security & Privacy

Regulatory Compliance

Data Risk Management

Data Integration & Interoperability

Lue lisää kurssista tästä