Aina ajoittain syntyy keskustelua siitä, pitäisikö prosessit kuvata ensin ja vasta myöhemmin tiedot. Osittain tämä on muna-kana –tyyppinen ongelma. Voiko kuvata prosesseja, jos ei tiedetä tietoja? Miten mallintaa käsitteitä tuntematta prosesseja jotka luovat dataa?
Varsinainen lähtökohta on luonnollisesti liiketoiminnan tavoitteissa ja strategiassa. Niistä on aika luonnollista edetä prosesseihin. Prosessien määritteleminen on usein helpommaksi koettu tapa edetä ja monille luontevampaa kuin käsitteiden määritteleminen.
Tarkastelkaamme asiaa kielen kannalta. Voidaksemme kommunikoida ja kertoa liiketoiminnan tarinan tarvitsemme tietysti yhteistä kieltä. Punahilkka-sadun prosessit ovat ymmärrettäviä lapselle, jonka sanavarastoon käytettävät verbit ja substantiivit kuuluvat. Joku voi kertoa satua käyttämällä suden sijasta käsitettä ”hukka”, tällöin satu voi muuttua toisille vaikeasti ymmärrettäväksi.
Liiketoiminnassa yhteinen kieli olisi myös tärkeää. Silti monet keskeiset käsitteet ovat epäselvästi määriteltyjä. Usein sanotaan, että prosessien yhteydessä voi samalla määritellä tiedot ja käsitteet. Jos näitä tehdään yhtä aikaa, eikö ole vaarana että prosesseja tulee määriteltyä käsitteille, jotka ovat vielä epäselviä. Näin voi syntyä prosessi artikkelille ja toinen prosessi nimikkeelle vaikka etukäteen tehdyssä käsitemallinnuksessa olisi huomattu, että ne ovatkin kutakuinkin sama asia. Käsitemallinnuksessa synonyymit määritellään, prosessimallinnuksessa ne jäävät helposti huomaamatta. Näin prosessikaavioista tulee monimutkaisempia kuin jos olisi etukäteen selkeät käsitteet. Monimutkaisuus on vihollisemme!
Kanadalainen Alec Sharp on sekä prosessi- että käsitemallinnuksen ekspertti. Vaikka hän on tekemässä prosessimallinnusta, hän ensin keskustelee liiketoiminnan kanssa ”asioista” (things) ja haluaa selvittää miten ”kuvata heidän maailmaansa” (describing the world). Tästä hän luo käsitemalleja joita käydään läpi liiketoiminnan kanssa. Monesti kommentit ovat olleet, että käsitemalli on selkein kuvaus mitä heidän liiketoiminnastaan on tehty. Vasta kun käsitteet ja tärkeimmät tietorakenteet on nyt yhdessä määritelty, Alec ryhtyy tilattuun työhön, prosessimallinnukseen.
Tietovarastointi tuo mielenkiintoisen näkökulman tähän aiheeseen. Laajan, normalisoidun ja monista eri tietolähteistä yhdistetyn tietovaraston tulee palvella hyvin monenlaisia tietotarpeita. Hyvin suunniteltu tietovarasto kuvaa reaalimaaliman tietojen luonnollisia suhteita ja mahdollistaa hyvin monenlaisten tietotarpeiden hoitamisen. Tietovaraston suunnittelu on ”prosessivapaata”, koska tietovarastovaiheessa prosessithan ovat jo takanapäin, tehtynä. Jäljellä on vain data.
Hyvä käsitemalli on ikään kuin datakartta organisaation tiedoista. Se parantaa tulevien prosessimäärittelyjen laatua antamalla yhteisen, määritellyn viitekehyksen prosesseille.
Liiketoiminnan tavoitteita tukevien prosessien määrittely on erinomaisen tärkeää. Kuten tarinan kerronnassa, tarvitaan yhteinen kieli. Vaikka houkutus on aloittaa prosessien mallinnuksella, hyvin tehty käsitemallinnus laajentaa ja tarkentaa kieltämme ja antaa näin hyvän pohjan prosessimallinnukselle. Mallinnuksen avulla saamme vahvan dataperustan, joka tukee myös uusimpia teknologiahaasteita, kuten Big Dataa ja IoT:ta.
Alec Sharp tulee Suomeen vetämään suositun workshopin Advance Data Modelling 30.05.2016 – 31.05.2016. Lisätiedot ja ilmoittautuminen tästä
