On yleisesti tiedossa, että valitettavan moni tietojärjestelmä investointi epäonnistuu kokonaan tai ei saavuta asetettuja tavoitteita. Usein syytkin ovat kaikkien tiedossa, mutta silti niitä toistetaan. Monesti epäonnistumisen syitä löytyy hankintaprosessista ja sen huonosta toteuttamisesta eli tilaajan omasta toiminnasta ja siitä, että hankintaa lähdetään viemään tilaajan osalta eteenpäin puutteellisin tiedoin ja taidoin.
Tietojärjestelmät/ohjelmistot voidaan jakaa tyypin mukaan karkeasti kolmeen eri luokkaan
- Valmit ohjelmistot/tuotteet, joiden räätälöitävyys on rajoitettua eikä toimittaja suosittele räätälöintiä vaan ohjelmiston mukauttamista parametrisointia asiakkaan tarpeisiin. Tällaisia ovat mm. monet ERP, HR, CRM sekä taloushallinnan järjestelmät
- Puolivalmiit ohjelmistot, jossa räätälöitäväksi tarkoitettua tai räätälöitävää ohjelmistoa muokataan asiakkaan tarpeisiin. Tällaisia ovat mm. osa avoimen lähdekoodin ohjelmistoista
- Alusta pitäen kehitettävät ohjelmistot, jossa koko ohjelmiston toiminnallisuus kehitetään asiakkaan tarpeisiin. Tällaisia ovat esimerkiksi ohjelmistot, joille on käytännössä yksi asiakas. Esimerkiksi puolustusvoimat, KELA, yksittäinen valtio tai jopa yritys, jonka toiminta poikkeaa kovasti muista yrityksistä.
On tärkeää tiedostaa, minkä tyyppistä ohjelmistoa ollaan hankkimassa, koska jokainen ohjelmistotyyppi vaatii erilaisen hankinta- ja käyttöönottoprosessin sekä hyvinkin erilaisen määrän huomioonotettavia asioita sekä tilaajalta erilaista roolia projektin aikana. Esimerkiksi ”Alusta pitäen kehitettävän ohjelmiston” – hankintatavalla ei kannata hankkia ”Valmisohjelmistoa”. Usein lähdetään väärällä hankintatavalla liikkeelle ja tässä jo tehdään hankinnan ensimmäinen virhe.
Koulutuksen tavoite
Koulutuksen jälkeen koulutukseen osallistujalla on valmiudet tunnistaa ohjelmiston tyyppi ja sen mukaisesti valita oikea hankintatapa sekä vetää tietojärjestelmän hankintaprosessi yrityksessä läpi tai tehdä suunnitelma hankintaprosessin läpiviemiseksi. Koulutuksen avulla voidaan myös kehittää yrityksen tai organisaation ICT hankinta- ja käyttöönottoprosessia tai luoda sellainen
Kenelle:
Tietojärjestelmän vaihtamista tai ensimmäisen hankintaa suunnitteleville yrityksille ja organisaatioille. Koulutus sopii myös yrityksille, jotka haluavat parantaa ICT hankintaprosessiaan.
Esitiedot:
Ei esitietovaatimuksia.
Sisältö:
Koulutuksessa esitellään erilaiset ohjelmistotyypit ja niiden hankinnan eroavaisuudet sekä yleisimmät syyt tietojärjestelmäprojektin epäonnistumiseen sekä keinot epäonnistumisen välttämiseen. Koulutus painottuu erityisesti valmis ohjelmiston hankintaprosessin eri vaiheisiin ja niihin liittyviin tehtäviin. Koulutuksessa esitellään dokumenttipohjia sekä hyväksi havaittuja käytänteitä sekä paljon hyviä käytännön kokemuksia ja vinkkejä tietojärjestelmän hankintaan
- Miksi tietojärjestelmä projektit usein epäonnistuvat tai miksi ne onnistuvat sekä miten tietojärjestelmistä saadaan mahdollisimman suuri hyöty liiketoiminnalle
- Tietojärjestelmäprojektin epäonnistumisten syiden ja tutkimustulosten läpikäynti sekä mahdolliset keinot niiden välttämiseen.
- Hankintaprosessi: hankintavaiheet sekä niihin soveltuvat dokumenttipohjat.
- ohjelmistojen tyypit ja niiden erilaisuudet sekä vaikutukset hankintatapaan
- hankintaprosessi ja sen vaiheet sekä kevennetty hankintaprosessi pienille hankinnoille
- tarjouspyynnön laadinta ja siihen liittyvä tarjouspyyntöpohja,
- toimittajien tapaamiset ja niihin liittyvä agendapohjat
- käyttötapausmallipohjat
- vaatimusluettelon laatiminen ja siihen liittyvä vaatimusluettelopohja,
- hankinnan hinnoittelu ja hinnoittelupohja
- tarjousten vertailuun tarkoitettu Excel -taulukkopohja
- hankinnan erivaiheiden tarkistuslistat, jonka avulla voidaan varmistaa, että jokainen hankinnan vaihe on suoritettu laadukkaast
