On yleisesti tiedossa, että valitettavan moni tietojärjestelmäinvestointi epäonnistuu kokonaan tai ei saavuta asetettuja tavoitteita. Viimeisimmät tutkimustulokset maailmalta ovat jälleen kerran karua luettavaa. 53 %:lla projekteista kustannukset ylittyvät. 61 %:lla projekteista aikataulu ylittyy. 60 %:lla projekteista asetetut tavoitteet alittuvat 50 % :sti. (Panorama Consulting 2013).
Suomessa tilanne ei ole kummoisempi. Tietotekniikan liiton ja Celkee Oy: n vuoden 2013 tutkimuksen mukaan vastaajista vain 45 % koki onnistuneensa hankinnoissaan melko usein ja 20 % usein, kun taas reilu kolmannes koki onnistuneensa vain harvoin tai hyvin harvoin. Suurinvestoinneista vain kolmannes onnistuu. (TTL:n IT Barometri 2013).
On kuitenkin tärkeä huomioida, että saman tutkimuksen eräs tulos, jossa IT:n merkitys lisäarvon tuottamiselle arvioidaan erittäin suureksi. Vastaajista 91 % on vähintään jossain määrin samaa mieltä väitteen kanssa. Reilu 70 % arvioi, että heidän organisaatiossaan IT mahdollistaa lisäarvon tuottamisen liiketoiminnalle innovaatioiden ja toiminnan tehostamisen kautta vähintään jollain tavalla. (TTL:n IT Barometri 2013). Jos IT:n merkitys organisaatiossa koetaan noin suureksi, niin IT hankinnat tulisi tehdä äärimmäisen hyvin, jotta niillä saavutetaan tavoiteltu hyöty.
IT:n merkitystä liiketoiminnalle arvostetaan suuresti, mutta siitä huolimatta hankinnoissa epäonnistutaan. Usein epäonnistumisten syyt ja hankinnan virheet ovat yleisesti tiedossa, mutta silti niitä toistetaan, vaikka tietojärjestelmän hankinnan epäonnistumisen kustannukset ovat todella suuria ja pahimmillaan epäonnistumisella vaarannetaan yrityksen koko toiminta. Usein epäonnistumisen syitä löytyy myös hankintaprosessista ja sen huonosta toteuttamisesta eli tilaajan omasta toiminnasta. Monesti hankintaa lähdetään viemään tilaajan osalta eteenpäin puutteellisin tiedoin ja taidoin. Usein edes hankinnan ja sen käyttöönoton perusasiatkaan kuten vastuut tai tehtävät eikä roolit tilaajan ja toimittajan välillä ole selvillä.
Tätä tukevat myös edellä mainitun tutkimuksen tulokset, jossa tilaajan hankintaosaamisen puute koettiin yhdeksi suurimmista haasteista tietojärjestelmän hankintaprojektissa.
Tilaajan hankintaosaamisen puute näkyy lopputuloksessa seuraavasti:
- Valittu järjestelmä ei sovikaan yrityksen toimintaprosesseihin ja sitä joudutaan merkittävästi räätälöimään tai jopa harkitsemaan järjestelmän vaihtoa.
- Aikataulu ylittyy, koska se ei ollut edes realistinen tai kaikkia tehtäviä olla huomioitu aikatauluja tehdessä tai tehtävien aikatauluttamisessa on oltu liian optimistia tilaajan oman osaamisen ja resurssien suhteen.
- Budjetti ylittyy, koska se ei ollut realistinen ja hankinnan rajaus on epäonnistunut ja joudutaan ostamaa jotain sellaista, jota ei oltu huomioitu hankinnassa tai luultu sen kuuluvan toimitukseen.
Usein jo auttaisi, että tilaaja ymmärtää seuraavat asiat tietojärjestelmän hankinnassa:
- tietojärjestelmän hankintaprojekti erittäin vaativa kokonaisuus ja organisaatiosta on parhaat asiantuntijat siinä mukana sekä hankintaan aidosti tulee panostaa.
- tietojärjestelmä on investointi, jonka avulla voidaan kehittää yrityksen toimintaa. Se ei ole pelkkä tekninen asennus ja käyttöönotto
- tietojärjestelmän hankinta on vasta puolet onnistumisesta, toinen puoli tulee laadukkaasta käyttöönotosta.
Hankinnan lähtöasetelma pitää olla oikea
Tietojärjestelmät/ohjelmistot voidaan jakaa tyypin mukaan karkeasti kolmeen eri luokkaan
- ”Valmit ohjelmistot/tuotteet”, joiden räätälöitävyys on rajoitettua eikä toimittaja suosittele räätälöintiä vaan ohjelmiston mukauttamista parametrisointia asiakkaan tarpeisiin. Tällaisia ovat mm. monet ERP, HR, CRM sekä taloushallinnan järjestelmät
- ”Puolivalmiit ohjelmistot”, jossa räätälöitäväksi tarkoitettua ”pohja ohjelmistoa” muokataan asiakkaan tarpeisiin. Tällaisia ovat mm. osa avoimen lähdekoodin ohjelmistoista
- ”Alusta pitäen kehitettävät ohjelmistot”, jossa koko ohjelmiston toiminnallisuus kehitetään asiakkaan tarpeisiin. Tällaisia ovat esimerkiksi ohjelmistot, joille on käytännössä yksi asiakas. Esimerkiksi puolustusvoimat, KELA, yksittäinen valtio tai jopa yritys, jonka toiminta poikkeaa kovasti muista yrityksistä.
On tärkeää tiedostaa jo hankinnan alussa, minkä tyyppistä ohjelmistoa ollaan hankkimassa, koska jokainen ohjelmistotyyppi vaatii erilaisen hankinta- ja käyttöönottoprosessin sekä hyvinkin erilaisen määrän huomioonotettavia asioita sekä tilaajalta erilaista roolia projektin aikana. Esimerkiksi ”Alusta pitäen kehitettävän ohjelmiston” – hankintatavalla ei kannata hankkia ”Valmisohjelmistoa”. Usein lähdetään väärällä hankintatavalla liikkeelle ja tässä jo tehdään hankinnan ensimmäinen virhe.
Seuraavat 10 kohtaa ovat avaimet onnistuneeseen hankintaan
- Hankinnan perusasiat ovat kunnossa (projektiosaaminen, aikataulut, budjetti, organisaation kypsyys)
- Hankinnasta puhutaan toiminnan kehittämisenä
- Ymmärretään, että tietojärjestelmän on investointi ja sen hyötyjä tulee mitata
- Toimittajan ja ohjelmistotuotteen valinta on onnistunut
- Tilaajan osaaminen on kunnossa niin hankinta- kuin käyttöönottovaiheessa
- Tilaajan resurssit hankintaan ja käyttöönottoon ovat riittävät
- Toimittajan osaaminen on kun kunnossa
- Toimittajan resurssit ovat riittävät
- Hankinta ja käyttöönottoprojektin sisäinen ja ulkoinen viestintä on laadukasta
- Käyttöönottoprojekti on laadukas
On myös totta, että 10 yhtäaikaisen asian laadukas toteuttaminen tämän päivän organisaatiossa on haasteellinen tilanne, koska resurssit ovat vedetty minimiin. Panostaminen hankintaprojektiin kuitenkin kannattaa, koska sillä voidaan välttää kallis epäonnistuminen ja vastaavasti onnistunut tietojärjestelmä investointi on yrityksen toiminnan tehostamisen kannalta yksi keskeinen tekijä.
Onnistuneilla tietojärjestelmäinvestoinnin toimenpiteillä saavutetaan lopputuloksia, joiden avulla voidaan saavuttaa yrityksen toiminnan kannalta seuraavat hyödyt:
Voiko tietojärjestelmän hankinta onnistua?
Kyllä voi! Onnistuminen ei kuitenkaan ole sattuma vaan monen osakokonaisuuden onnistumisen yhteissumma. Täytyy tehdä laadukas tietojärjestelmän hankintaprosessi sekä valitun tuotteen onnistunut käyttöönotto sekä onnistuneesti siirtyä organisaation toiminnan jatkuvan kehittämisen vaiheeseen, jossa tietojärjestelmät nähdään yhtenä tuotannontekijänä ja toiminnan kehittämisen mahdollistajana.
