Keskustelemme usein kursseillamme tiedonhallinnan ongelmista. Tässä tyypillisimpiä:
- tietojen siiloutuminen eri tietojärjestelmiin
- tietoja ei ole kuvattu, ei metadataa
- ei ole ylätason kuvauksia, yli organisaatiorajojen
- kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa organisaation tiedoista
- puhutaan eri kieltä, epätäsmällistä, eri sanastot
- tietojen hallitsematon toisteisuus
- organisaation tietoja kuvataan erikseen MD-, BI- ja tietoarkkitehtuurihankkeissa
Lähes kaikkiin näihin ongelmiin auttaa yksi menetelmä: Tietojen mallintaminen (Data Modeling). Mallintamisessa laaditaan käsitemalleja, jotka kuvaavat tietojen rakenteet. Lisäksi muodostetaan käsitteiden ja tietojen kuvaukset eli metadataa. Syntyy siis graafisia malleja ja sanallisia kuvauksia, joiden avulla päästään ratkaisemaan hajanaisen tiedon ongelmia, mm. tietovarastoinnilla, MDM-ratkaisuila ja sovellusintegroinnilla. Big Data ei ole poikkeus, nekin tiedot kannattaa kuvata. Valmisohjemiston arvioinnissa pitäisi olla mukana käsitemallien vertailu.
Oikein tehtynä tietomallinnuksen avulla saadaan kokonaiskuva eri tietojärjestelmien tiedoista ja saadaan kokonaisnäkemys koko organisaatioiden tiedoista nyt ja tavoitetilassa. Käsitteiden ja tietojen määrittelyt ovat itse asiassa liiketoiminnan kehittämistä. Tämä on keskeinen osa Tietoarkkitehtuurin laatimista. Oleellista on tehdä mallinnus nopeasti ja oikealla tasolla – muuten aika ei riitä ja usko loppuu.
Käytännön työssäni vedän usein tietomallinnusworkshoppeja liiketoimintaihmisten kanssa. He tuovat substanssiosaamisen ja vetäjä tuo mallinnusosaamisen. Tällä yhteistyöllä mallit saadaan nopeasti tehtyä. Yhden sovellusalueen perusmalli saadaan puolessa päivässä. Käsitemäärittelyt ja tarkemmat tietokuvaukset tehdään vielä lisäksi.
Tietojen mallinnusta ei kannata tehdä liian monimutkaiseksi. On tärkeää laatia eri tasoisia malleja. Koko organisaation ylätason malli mahtuu yhdelle A4:lle. Alemmalla tasolla ollaan tarkempia.
Tietomallit toimivat siltana kommunikoinnissa IT-henkilöiden ja liiketoimintaihmisten välillä– perusperiaate on sama kuin vanha kunnon tupakka-askin kansi, johon piirrettiin hahmotelmia. Yhteisen mallin ääressä keskustelu ryhdittyy ja saada erilaiset näkemykset ja tietojen määritykset tehtyä. Mallit toimivat siltana myös tilaajien ja toimittajien välillä. Tietomallien voima on myös siinä, että ne yhdistyvät lopulta myös tietokantakuvauksiin.
Millä alueilla tietomallinnuksesta on apua? Itse olen sitä käyttänyt Tietoarkkitehtuurin laadinnassa, Master Data –määrittelyissä, Tietovaraston suunnittelussa, Liiketoiminta-alueen tietosisällöin määrittelyssä liiketoimintaihmisten kanssa, ERP-hankkeen hankintatilanteessa eri tuotteiden tietokantarakenteiden arvioimisessa sekä sovellusintegraation suunnittelussa. Mallintamisen kohteena on usein myös ei-strukturoituja tietoja. Hyvin tehdyt käsitemallit palvelevat siis kaikkia näitä hankkeita. Mikä muu menetelmä on näin monipuolinen?
Tietomallinnus voi aluksi tuntua vaikealta ja siinä voi mennä pahasti vikaankin. Laatimalla selkeitä ja ymmärrettäviä malleja, oppimalla mallintamaan oikealla tasolla ja hyvin dokumentoimalla tietojen mallinnus on todellinen supermenetelmä. Jos ei ole kokemusta, kouluttautuminen ja asiantuntija-avun käyttäminen auttavat.
