Joitakin vuosia sitten tapahtui Viipurin matkailussa seuraavaa. Bussillinen suomalaisia nousi torille, jolloin heiltä heti varastettiin kännykät. Paluumatkan koittaessa oman kännykkänsä sai ostaa takaisin. Omaisuus ikään kuin menetettiin, mutta rahalla selvisi.
Analogia on ehkä kömpelö, mutta vähän saman tapaista sattuu organisaation tiedoille. Päätetään hankkia uusi tietojärjestelmä tukemaan businessprosesseja. Järjestelmä otetaan käyttöön ja sinne syötetään kuukausien varrella omin kätösin suuri määrä organisaation tärkeää dataa. Jossakin vaiheessa joku alkaa vaatia raportteja ja analyysejä näistä meidän datoista. No, kauppoja hierottaessa toimittaja kyllä demosi hienoja raportteja. Jostakin syystä aina käy niin, että ne eivät tuota juuri niitä tietoja joita haluttaisiin.
Ehkä meillä on useampiakin järjestelmiä, joissa on vaikkapa asiakastietoja. Pitäisi saada kokonaiskuva asiakkaista eli yhdistää siiloutuneet tiedot eri järjestelmistä. Hyvä ratkaisu tähän on rakentaa oma erillinen tietovarasto, johon ladataan tietoja eri järjestelmistä. Näin tiedot saadaan omiin käsiin raportoitavaksi ja analysoitavaksi. BI-välineitä on helppo käyttää kun tarvittavat tiedot ovat valmiina saatavilla.
Tässä törmätään usein ongelmaan. Tietojärjestelmien tietokannat ovatkin suljettuja, ei niistä noin vain saa lukea tietoja ulos.Tästä on usein sopimuksessakin maininta. Tietokannan rakenne on toimittajan liikesalaisuus. Me kyllä omistamme tiedot, mutta toimittaja hallitsee niitä.
Toimittajalla on kyllä ratkaisu: tilatkaa meiltä uusia raportteja. Voimme toimittaakin tietoja halutussa muodossa, kunhan tilaus tehdään. Omat tiedot saa siis ostaa takaisin – kuten aikanaan nuo kännykät. Lisäksi toimittajalla on monopoli meidän tietohimme, emme voi kilpailuttaa niiden toimittamista.
MyData –ajattelussa (Omadata) puhutaan henkilöiden oikeudesta heidän omaan dataansa ja sen hallintaan. Yksilöllä pitäisi olla pääsy ja päätösvalta hänestä itsestään kerättyyn dataan. Onko organisaatiolla helppo pääsy kaikkiin organisaation omissa järjestelmissä oleviin datoihin?
Julkishallinnossa alkaa olla monenlaisia hienoja Open Data –aineistoja, esimerkiksi pääkaupunkiseudun yhteinen avoin data hanke. Googlen kautta kaikki haemme kaikenlaista tietoa. Vaikeimmin saatavissa oleva tieto onkin omien järjestelmien uumenissa makaava tieto! Missä on sisäinen Open Data!
Tietojärjestelmän kilpailutus ja hankinta on oikea hetki sopia toimittajan kanssa, että järjestelmän tietokannan tiedot ovat helposti saatavilla, ilman erityisiä lisäkustannuksia. Se toimittaja, joka tarjoaa tiedot helposti saataville hyvien rajapintojen kautta sekä apua tietojen hyödyntämiseen saa tästä kilpailuedun.
Mikäli haluat keskustella aiheesta tarkemmin, minut löytää seuraavilta kursseilta:
- Data Warehouse / Business Intelligence tietoisku, lisätiedot ilmoittautuminen tästä
- Data Warehouse -kannan suunnittelu, lisätiedot ja ilmoittautuminen tästä
- Tietovaraston laajennettu käyttö osana digitalisaatiota, lisätiedot ja ilmoittautuminen tästä
