Ylätason käsitemalli on hyvä tapa kuvata yrityksen tietoja, jotka ovat siiloutuneet eri tietojärjestelmiin. Näkökulma on yli sovellusten, organisaatioyksiköiden ja aihealueiden. Ylätason malli voi siis kuvata vaikka koko yrityksen tiedot, yhdellä A4:lla.
Karttaohjelmassa voimme katsoa jotakin Helsingin kaupunginosaa ja sen katuja ja siirtyä sitten ylöspäin katsomaan koko kaupunkia. Saamme kokonaiskuvan kaupungista ja sen osista, mutta emme näe enää katuja. Siirtymällä vielä korkeammalle, näemme miten Helsinki sijaitsee verrattuna muihin kaupunkeihin. Näkemys laajenee ja tarkkuus vähenee.
Voimme laatia tietovarastokokonaisuuden tai koko yrityksen tietojen käsitemallin. Eri tasoiset mallit auttavat meitä kommunikoimaan samoista tiedoista, mutta eri tasoilla. Ylätason mallin idea on näyttää vain tärkeimmät, kriittiset käsitteet. Tyypillisesti ylätason mallissa kuvataan asiakkaita, tuotteita, organisaatioyksiköitä ja tärkeimpiä tapahtumia.
Ylätason malli on pelkistetty kuvaus monimutkaisesta tietoympäristöstä. Se on hyödyllinen sovelluskehityksen tukena, tietovarastohankkeissa, Master Data määrityksissä ja yritystason tietoarkkitehtuureissa. Ylätason malli toimii hyvänä kommunikoinnin välineenä esimerkikisi IT:n ja liiketoiminnan tai toimittajien kanssa keskusteltaessa.
Miten laatia ylätason malli? Koko mallinnuksen voi aloittaa ylätasolta, mutta suositeltavampaa on lähteä liikkeelle loogisistä käsitemalleista, ns. keskitason malleista. Laaditaan ensin esimerkiksi laskutuksen ja tilaustenkäsittelyn mallit. Sitten mallit yhdennetään. Voi olla että toisessa mallissa on käytetty termiä tuote ja toisessa artikkeli. Jos päästään yksimielisyyteen, että puhutaan samasta asiasta, käsitteet voidaan yhdistää. Näin saadaan aikaan yhteinen käsitemalli, joka palvelee kokonaisuutta ja jonka molemmat osapuolet hyväksyvät.
Jos mallinnettava kohdealue on laaja, ei kannata laatia tarkkaa mallia, se vie liikaa aikaa. Ylätason mallin on mahduttava yhdelle A4:lle. Kuten helikopteritason kartassa yksityiskohdat häviävät mutta saavutamme tärkeän kokonaisnäkemyksen.
Tässä muutamia ohjeita miten laatia ylätason käsitemallia lähtien olemassa olevista käsitemalleista:
- Ota mukaan vain tärkeimmät ydinkäsitteet (kuten asiakas, tilaus, tuote, henkilö). Niillä on yleensä oma yksikäsitteinen tunnisteensa
- Jätä pois riippuvat lapsikäsitteet. Esimerkikis asiakkaaseen liittyy yksi-moneen –yhteydellä osoite, jätä siis osoite ylätason mallista pois.
- Jätä pois moni-moneen –käsitteet, paitsi jos ne kuvaavat tärkeää tapahtumatietoa, kuten tilaukset tai laskut. Esimerkiksi käsite, joka kuvaa moni-moneen yhteyttä projektin ja henkilön välillä korvataan moni-moneen –yhteydellä
- Jätä pois tyyppi-käsitteet. Näitä ovat esimerkiksi asiakassegmentti, tuoteryhmä ja postinumero
- Käsitteiden attribuutit jätetään pois.
Näillä ohjeilla mallista tippuu suurin osa käsitteistä pois. Jäljelle jäävät tärkeät masterdata-tyyppiset käsitteet, kuten asiakas, tuote, organisaatioyksikkö, henkilö, tili ja kustannuspaikka sekä tärkeimmät tapahtumatyyppiset käsitteet. Viimeksimainittuja voi yleistää ja yhdistellä. Esimerkiksi sote-alueen ylimmällä tasolla voisi olla käsitteet Sosiaalipalvelutapahtuma ja Terveyspalvelutapahtuma. Ylätason mallissa suuri osa yhteyksistä muuttuu moni-moneen –yhteyksiksi.
Edellä on kerrottu menetelmä, jolla mallia voi pelkistää. Sen lisäksi on harkiten käytettävä yleistämistä ja etenkin pyrittävä erittäin selkeään ja luettavaan malliin, jossa ei ole paljoa risteäviä viivoja. Mallista tulisi tulla niin selkeä ja kaunis, että sitä kehtaa pitää seinällä päivästä toiseen. Ei ole tarkoitus, että se jää hyllylle pölyttymään, vaan että sitä ylläpidetään toiminnan kehittyessä.
Ylätason mallinnuksesta on erittäin hyvä kirja, jota kirjoittamassa on ollut DAMA-kouluttajamme Chris Bradley. Kirja on Data Modeling for the Business. Suosittelen! Toinen selkeä ja nopealukuinen perusmallinnuskirja on Hobermannin Data Modeling Made Simple.
Käsitemallinnus on tärkeä menetelmä tietokannan suunnittelussa. Mutta se on vain yksi monista käsitemallinnuksen alueista. Tiedot ovat yrityksen elintärkeä resurssi. Jos haluamme ymmrärtää tietojamme ja kommunikoida aluueella, kannattaa laatia ylätason liiketoiminta malli.
